Dzień rozliczeń dla dostawców. W dziale księgowości trwa analizowanie poszczególnych pozycji na setkach zgromadzonych faktur, wyszukiwanie odpowiadających im dokumentów dostaw, sprawdzanie zgodności tych dokumentów, weryfikacja ich poprawności. Zadanie mozolne, czasochłonne, wymagające od pracowników maksymalnego skupienia przy ręcznym wprowadzaniu danych i ich porównywaniu? Być może w większości innych firm, ale tutaj nad weryfikacją poprawności faktur czuwa system SAP, raportując o niezgodnościach.
Autorskie rozwiązanie Hicron
Konsultanci Hicron przygotowali rozwiązanie, które odbiera faktury od dostawców z zewnętrznych systemów w formie plików XML, samodzielnie przetwarza je ze skutkiem automatycznego wstępnego wprowadzenia lub zaksięgowania dokumentu w systemie SAP. Zanim to jednak nastąpi, system analizuje w tle wszystkie pozycje na fakturze. Po odnalezieniu odpowiadających jej dokumentów zamówień i przyjęć materiałów, następuje porównanie wartości podatku i kwot netto. W przypadku zgodności tych wartości, następuje akceptacja poprawnie wystawionej faktury i jej automatyczne księgowanie. W sytuacji znaczących odchyleń, zdefiniowanych wcześniej przez pracowników firmy klienta, lub nie znalezienia odpowiadających dokumentów, do akcji wkracza zaalarmowany pracownik sprawdzający przyczyny niezgodności. W ten sposób system SAP pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu, skupiając uwagę się na czynnościach znajdujących się na szczycie jego listy priorytetów.
Opracowując koncepcję rozwiązania, konsultanci Hicron zaprojektowali raporty błędów i pozycji alarmujące pracowników księgowości o nieprawidłowościach. Raporty błędów odnoszą się bezpośrednio do plików XML z dokumentami faktur, wysyłając alert z informacją o zidentyfikowanym błędzie, np. kwota VAT poza tolerancją lub nie znaleziono zamówienia do faktury X. Z kolei raporty pozycji wskazują, którego dokładnie miejsca na fakturze dotyczy błąd, np. różnica kwoty VAT. To nieodzowna pomoc, zwłaszcza w przypadku faktur wielopozycyjnych, których analizowanie jest najbardziej czasochłonne. Wszystko w celu ograniczenia zaangażowania pracownika w proces porównywania dokumentów do niezbędnego minimum.
Rozszerzona funkcjonalność
Jednym z dodatkowych elementów rozwiązania zaproponowanego przez Hicron, jest obsługa faktur zawierających, obok pozycji prawidłowych, pozycje zwrotów. Standardowa wersja systemu SAP daje co prawda możliwość połączenia na jednym dokumencie pozycji magazynowych i korygujących, ale wyłącznie w trybie ręcznego wprowadzania dokumentu faktury. Konsultanci Hicron, projektując rozwiązanie do automatycznego wprowadzania faktur, obeszli to utrudnienie, umożliwiając automatyczne odzwierciedlenie zwrotów w systemie SAP i właściwy sposób księgowania.
