SAP’owa rewolucja – implementacja S/4HANA z bliska

Przyszłość innowacji z S/4 HANA

SAP S/4HANA to nowoczesność, elastyczność, szybkość i prostota. Co jednak stoi za marketingowymi hasłami i jak wygląda przyszłość cyfrowej transformacji?

Nowy ERP od największego na świecie dostawcy oprogramowania wspierającego zarządzanie przede wszystkim odpowiada na potrzeby współczesnego biznesu. Duża elastyczność pozwala na łatwiejsze przeniesienie nawet najbardziej skomplikowanych procesów biznesowych do świata wirtualnego. Jeśli pomimo całego wachlarza opcji zdarzy się jednak, że któraś z funkcji wykraczać będzie poza standard, z łatwością podlega modyfikacji oraz integracji z innymi modułami, a zastosowanie wbudowanego opartego o SAP Fiori nowoczesnego interfejsu zapewnia łatwiejszą obsługę.

Przestarzałe systemy bardzo często działały wolno, wyglądały topornie, a przez rozbudowaną latami użytkowania strukturę i technologię zastosowaną przy tworzeniu podstawy, następowały trudności w aktualizacji. Co za tym idzie, ograniczony był dostęp do nowych technologii, które podnoszą możliwości wykorzystania ERP. Brakowało też funkcjonalności, które odpowiadałyby obecnym trendom. Wiekowe oprogramowanie stanowiło zagrożenie z perspektywy cyberbezpieczeństwa, narażenia na ataki i niezawodności.

Transformacja przedsiębiorstwa

Biznes się zmienia, zmienia się też technologia. System ewoluował wraz z nimi. SAP S/4HANA uwzględnia w swojej strukturze najnowocześniejsze trendy i procesy biznesowe, których brakowało w poprzedniej wersji. W modułach dedykowanych dla działów HR pojawiają się funkcjonalności pozwalające na dbanie o doświadczenie pracownika poprzez planowanie kariery i rozwoju, możliwość udzielania feedbacku, zgłaszania potrzeb szkoleniowych, zarządzanie talentami lub system ocen pracowniczych. To również twarde zmiany i zastosowanie takich innowacji jak sztuczna inteligencja czy uczenie maszynowe w analityce. Biznes coraz mocniej opiera się na efektywnym wykorzystaniu informacji, dlatego szybki dostęp do danych staje się elementem budowania przewagi konkurencyjnej. Użytkownik zyskuje więcej możliwości tworzenia raportów, analizowanie danych w czasie rzeczywistym, zbieranie ich z czujników IoT, szybsze wyniki i dużo dokładniejszą prognostykę. W zależności od potrzeb inne jest też podejście do baz danych – segregacji i przetwarzania informacji.

Migracja systemu do Cloud

Możliwość przejścia na bazującą na chmurową wersję SAP S/4HANA w dłuższej perspektywie oznacza inwestycję w oszczędności. Te związane są przede wszystkim z zakupem i konfiguracją infrastruktury. Decydując się na on-premise, to po stronie klienta leży zakup odpowiedniego sprzętu, który będzie stanowił serce całego systemu. To duży koszt, który musi uwzględniać również wielkość przedsiębiorstwa, jego dalszy rozwój lub ograniczenie wykorzystania zasobów. Nowoczesne centra danych mogą z kolei niejednokrotnie pozwolić sobie na lepsze wyposażenie, które zagwarantuje szybkość działania całego systemu. Skalowalność w przypadku public cloud umożliwi natomiast natychmiastowe dopasowanie ilości potrzebnej do obsługi firmy infrastruktury. Jeśli zajdzie potrzeba rozszerzenia, wystarczy zmienić plan. Również przy ew. zmniejszeniu wykorzystywanych zasobów, organizacja płaci jedynie za wykorzystywane w chmurze miejsce. Nie musi się martwić nieużywaną infrastrukturą. Niższe koszty utrzymania w przypadku chmury publicznej czy prywatnej widoczne są również w rachunkach za energię elektryczną, co w obecnych czasach stanowi dużą część wydatków każdej firmy.

Przygotowanie do wdrożenia SAP ERP w chmurze

Doświadczenie życiowe udowadnia, że już od wczesnych lat szkolnych odpowiednie przygotowanie pozwala uniknąć stresu i osiągnąć dobre wyniki. Niezależnie od tego, czy jest to egzamin, zawody sportowe, wycieczka górska, lista zakupów czy… wdrożenie w organizacji nowego narzędzia. Można też liczyć na łut szczęścia, jednak przy tak poważnej inwestycji, od której zależy przyszłość firmy, nie warto zdawać się na los.

Oto kilka działań, które pozwolą lepiej przygotować się do nadchodzących zmian, zrozumieć ich potrzebę, ale też dokładnie zaplanować zakres i koszt wdrożenia rozwiązań SAP, by uniknąć niespodzianek na dalszych etapach:

• Wsparcie z góry – aprobata zarządu i wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za kontakt z decydentami gwarantuje nie tylko zapewnienie finansowania projektu w odpowiednim stopniu, ale również płynność jego realizacji. Odpowiednia komunikacja lub upoważnienie są kluczowe dla szybkiego działania. Aprobata zarządu pozwoli również wpisać lub przemyśleć zmiany technologiczne pod kątem strategii całej organizacji. Cele i oczekiwane korzyści powinny być jasno zdefiniowane.
• Infrastruktura – jeśli decydujemy się na wersję on-premise, warto wcześniej sprawdzić wymagania dotyczące infrastruktury i zaprojektować ją w taki sposób, by nie tylko odpowiadała, ale nawet odrobinę przewyższała potrzeby organizacji na wypadek dalszego rozwoju. Warto zadbać również o przygotowanie podstawowych narzędzi o pracy na projekcie np. poprzez przygotowanie miejsca dla konsultantów lub bezpiecznego połączenia zewnętrznego.
• Jednomyślność – bardzo często zdarza się, że decyzje o modernizacji oprogramowania podejmowane są na wyższych szczeblach i nie uwzględniają rzeczywistych potrzeb użytkowników. Przed rozpoczęciem projektu warto przeprowadzić konsultacje, które pozwolą oszacować zakres wdrożenia i dzięki temu – jego koszt. Umożliwi to uniknięcie niespodzianek na dalszych etapach projektu. Warto wybrać również kluczowych użytkowników, którzy będą testować nowe narzędzia i staną się wewnętrznymi ambasadorami zmian. Zaangażowanie ich w dalszy proces będzie łatwiejsze, jeśli poznają nową rolę i ją zaakceptują.
• Spójność procesów z polityką firmy – w dużych organizacjach o złożonej strukturze podejmowanie decyzji lub wprowadzanie zmian nie jest łatwe. Warto upewnić się, że przed wdrożeniem nowego systemu i ewentualnym przemodelowaniem niektórych procesów, całość będzie nadal zgodna z polityką całej firmy. W przeciwnym razie inwestycja może mieć duże opóźnienie lub nawet skończyć się niepowodzeniem!

Proces wdrożeniowy krok po kroku według zasad SAP Activate

Implementacja rozwiązań odbywa się zgodnie ze wskazaną przez firmę SAP instrukcją. Daje to gwarancję odpowiedniego zaplanowania projektu i uwzględnienia wszystkich elementów. Poszczególne fazy wyglądają następująco:

I – Odkrycie

Podczas fazy odkrycia Klient i partner wdrożenia poznają się wzajemnie. Zamawiający odkrywa możliwości systemu SAP, a wykonawca identyfikuje wewnętrzne procesy firmy. Razem upewniamy się, że początkowe założenia rzeczywiście odpowiadają potrzebom biznesowym organizacji i przekuwamy je w plan działania. Identyfikujemy ewentualne wyzwania i przygotowujemy mapę transformacji, a następnie wpisujemy drogę w strategię całej organizacji.

II – Przygotowanie

Wszystkie formalności muszą być dopięte na ostatni guzik. Ostatecznie definiowany jest zakres projektu, przygotowywane środowisko projektowe, ustalane kanały komunikacji, narzędzia projektowe, harmonogram i standardy. Wybierani są przedstawiciele, którzy będą się składać na Zespół Projektowy.

To dobra okazja na zadawanie pytań i rozwiewanie ewentualnych wątpliwości, co usprawni dalszą współpracę.

III – Badanie

Na podstawie najlepszych praktyk, rozwiązania z rodziny SAP dostosowywane są do wymagań firmy. To tutaj określane jest dokładnie, jakie rozwiązanie pozwoli na zaspokojenie potrzeb Klienta. Definiowane są ewentualne odejścia od standardu i wypełniane luki. Określa się również, jakie dane muszą zostać przeniesione do nowego środowiska lub w jaki sposób możliwe jest usprawnienie bieżących procesów przy wykorzystaniu możliwości systemu ERP od SAP.

IV – Realizacja

Jeśli do poprzednich etapów obie strony podeszły z należytą uwagą, realizacja najczęściej odbywa się bez większych przeszkód. Zastosowanie metodyki zwinnej i odpowiednia komunikacja zapewnią unikanie błędów w interpretacji lub ewentualnego pominięcia etapu projektowania. Jeśli to konieczne, możliwa jest też ewentualna korekta kierunku projektu.

Przeszkoleni zostają również kluczowi użytkownicy, którzy swoją wiedzę będą przekazywać pozostałym osobom w organizacji.

Przeprowadzane są testy i upewnienie się o zachowaniu końcowej jakości.

V – Wdrożenie

Po pomyślnych testach następuje podsumowanie, przejście przez akceptację i przygotowanie do uruchomienia systemu. Szkoleni są użytkownicy końcowi, przeprowadzana jest migracja danych, a konsultanci upewniają się, że system nie wymaga poprawek i został stworzony zgodnie z wymaganiami.

Etap kończy uruchomienie systemu. Aby tak się stało, konieczna jest pewność, że na zmianę gotowe jest nie tylko oprogramowanie, ale cała organizacja.

VI – Działanie

Dalsze działanie i utrzymanie systemu jest w całości zależne od decyzji Klienta. Rekomendujemy przejście przez proces Hypercare, czyli kontynuację opieki przez Zespół Wdrożeniowy tuż po starcie systemu. Jeśli pojawią się jakiekolwiek komplikacji lub wątpliwości – będą mogli szybko zareagować, ponieważ najlepiej znają wdrożony system.

W Hicron przykładamy dużą wagę do dalszej współpracy z Klientami, a nasze Zespoły Utrzymaniowe cieszą się zaufaniem. Razem planujemy możliwości rozwoju i optymalizujemy system, zapewniając jego sprawne działanie.

Implementacja SAP S/4HANA z Hicron

Tak duże przedsięwzięcie jak wdrożenie lub migracja systemu na S/4HANA wymaga dobrej współpracy pomiędzy wszystkimi stronami projektu i wzajemnego zaufania. Ogromną rolę odgrywa również doświadczenie biznesowe, które partner wdrożenia może wykorzystać przy przenoszeniu procesów do nowego środowiska. W Hicron nie tylko je odwzorowujemy. Jako VisiON Architect, SolutiON Maker, dążymy do tego, by ulepszać to, co zastaniemy nie tylko od strony technologicznej, ale również biznesowej, zmieniając transformację cyfrową w prawdziwą przemysłową rewolucję przyszłości.

Nasze flagowe projekty realizowaliśmy w dużych, międzynarodowych organizacjach, skomplikowanych strukturach spółek państwowych, ale też mniejszych, wchodzących na nowy poziom firmach. Jednym z nich była migracja oraz rollout S/4HANA w Sharp, gdzie działaliśmy pod dużą presją czasu, jednak przy wsparciu świetnego zespołu Klienta. Całość była realizowana m.in. po stopniowej implementacji SAP HANA

Przeczytaj więcej, jak ważne jest zaangażowanie po obu stronach: https://hicron.com/pl/klienci/sharp/

Warto podkreślić, że dla obecnych użytkowników SAP ECC, migracja na S/4HANA będzie nieunikniona do 2027 roku, kiedy wycofane wsparcie dla starego systemu SAP ERP.

A jeśli chcesz wiedzieć więcej i dowiedzieć się o transformacji dopasowanej do twojej firmy – nasi eksperci są do Twojej dyspozycji! Skontaktuj się z nami i poznaj produkty SAP!