Die Revolution von SAP – S/4HANA-Implementierung hautnah

Eine Zukunft voller Innovation mit S/4 HANA

SAP S/4HANA ist der Inbegriff für Modernität, Flexibilität, Geschwindigkeit und Einfachheit. Doch was verbirgt sich hinter diesen Marketing-Slogans und wie sieht die Zukunft der digitalen Transformation aus?

Das neue ERP des weltweit größten Anbieters von Software zur Unterstützung des Unternehmensmanagements richtet sich in erster Linie an die Bedürfnisse der modernen Geschäftswelt. Durch seine hohe Flexibilität lassen sich selbst komplexeste Geschäftsprozesse leichter in die virtuelle Welt übertragen. Sollte trotz der vielfältigen Möglichkeiten eine der Funktionen über den Standard hinausgehen, lässt sie sich leicht modifizieren und mit anderen Modulen integrieren, wobei die Nutzung der eingebauten, auf SAP Fiori basierenden modernen Schnittstelle für eine leichtere Bedienung sorgt.

Veraltete Systeme arbeiteten häufig langsam, sahen schwerfällig aus und aufgrund der jahrelangen Nutzung und der zur Entwicklung der Basis verwendeten Technologie kam es zu Schwierigkeiten bei der Aktualisierung. Folglich war der Zugang zu neuen Technologien, mit denen die Benutzerfreundlichkeit von ERP verbessert werden kann, begrenzt. Es fehlte auch an Funktionalitäten, die den aktuellen Trends entsprechen. Die veraltete Software stellte außerdem eine Bedrohung im Hinblick auf die Cybersicherheit, die Anfälligkeit für Angriffe und die Zuverlässigkeit dar.

Transformation des Unternehmens

Die Geschäftswelt verändert sich, und mit ihr die Technologie. Das System hat sich mit diesen beiden Bereichen weiterentwickelt. So berücksichtigt SAP S/4HANA die neuesten Trends und Geschäftsprozesse, die noch in der Vorgängerversion fehlten. In den Modulen für die Personalabteilung sind nun Funktionen zu finden, die sich um die Erfahrungen der Mitarbeiter drehen, beispielsweise Karriere- und Entwicklungsplanung, die Möglichkeit, Feedback zu erteilen, Schulungsbedarf zu melden, Talentmanagement oder ein System zur Mitarbeiterbeurteilung. Die Möglichkeit, langfristig auf eine cloudbasierte Version von SAP S/4HANA umzusteigen, bedeutet zugleich, in Einsparungen zu investieren. Diese beziehen sich in erster Linie auf den Kauf und die Konfiguration der Infrastruktur. Bei der Entscheidung für On-Premise muss der Kunde die entsprechende Hardware kaufen, die das Herzstück des gesamten Systems bildet. Dabei handelt es sich um einen erheblichen Kostenfaktor, der auch die Größe des Unternehmens, sein künftiges Wachstum oder die Verringerung des Ressourcenverbrauchs berücksichtigen muss.

Migration des Systems in die Cloud

Die Möglichkeit, langfristig auf eine cloudbasierte Version von SAP S/4HANA umsteigen zu können, bedeutet zugleich, in langfristige Einsparungen zu investieren. Diese beziehen sich in erster Linie auf den Kauf und die Konfiguration der Infrastruktur. Wenn man sich für eine On-Premise-Lösung entscheidet, muss der Kunde die entsprechende Hardware kaufen, die das Herzstück des gesamten Systems bildet. Hierbei handelt es sich um einen erheblichen Kostenfaktor, der auch die Größe des Unternehmens, sein künftiges Wachstum oder die Verringerung des Ressourcenverbrauchs berücksichtigen muss. Moderne Rechenzentren hingegen können sich oft eine bessere Ausstattung leisten, um die bestmögliche Geschwindigkeit des gesamten Systems zu gewährleisten. Die Skalierbarkeit der Öffentlichen Cloud hingegen ermöglicht es, den Umfang der für das Unternehmen benötigten Infrastruktur umgehend anzupassen. Wenn Erweiterungsbedarf besteht, wird einfach der Plan geändert. Auch wenn die genutzten Ressourcen reduziert werden sollen, zahlt das Unternehmen nur für den tatsächlich in der Cloud genutzten Platz. Man muss sich also keine Gedanken über eine ungenutzte Infrastruktur machen. Die geringeren Wartungskosten bei einer Öffentlichen oder Privaten Cloud machen sich auch in der Stromrechnung bemerkbar, die heutzutage einen großen Teil der Ausgaben eines jeden Unternehmens ausmacht.

Vorbereitung auf die Implementierung von SAP ERP in der Cloud

Die Lebenserfahrung lehrt, dass eine angemessene Vorbereitung schon in den ersten Schuljahren dabei hilft, Stress zu vermeiden und gute Ergebnisse zu erzielen. Ob es sich nun um eine Prüfung, einen Sportwettbewerb, eine Bergwanderung, eine Einkaufsliste oder … um die Implementierung eines neuen Instruments in einer Organisation handelt. Sie können sich auch auf das Glück verlassen, aber bei einer solch großen Investition, von der die Zukunft Ihres Unternehmens abhängt, lohnt es sich nicht, sich dem Schicksal zu überlassen.

Hier sind einige Schritte, um sich besser auf die bevorstehenden Änderungen vorzubereiten, um den Bedarf zu erkennen, aber auch um den Umfang und die Kosten der Implementierung von SAP-Lösungen sorgfältig zu planen, um also spätere Überraschungen zu vermeiden:

• Unterstützung von oben – Die Bewilligung durch den Verwaltungsrat und die Ernennung einer Verbindungsperson zu den Entscheidungsträgern stellen nicht nur sicher, dass das Projekt ausreichend finanziert wird, sondern auch, dass es reibungslos abläuft. Eine geeignete Kommunikation oder Genehmigung ist der Schlüssel für ein schnelles Vorankommen. Die Bewilligung durch den Verwaltungsrat ermöglicht es auch, technologische Änderungen zu konkretisieren oder im Hinblick auf die Strategie der gesamten Organisation neu zu überdenken. Die Ziele und der angestrebte Nutzen sollten klar definiert sein.
• Infrastruktur – Wenn Sie sich für eine On-Premise-Version entscheiden, lohnt es sich, die Anforderungen an die Infrastruktur im Voraus zu prüfen und sie so zu konzipieren, dass sie den Bedürfnissen der Organisation auch im Falle einer Weiterentwicklung nicht nur gerecht wird, sondern diese sogar leicht übertrifft. Es lohnt sich auch, die grundlegenden Tools für die Arbeit an dem Projekt vorzubereiten, etwa durch die Bereitstellung eines Arbeitsplatzes für Berater oder einer sicheren externen Verbindung.
• Einstimmigkeit – Es kommt sehr häufig vor, dass Entscheidungen über Software-Upgrades auf höherer Ebene getroffen werden und den tatsächlichen Bedürfnissen der Nutzer nicht Rechnung tragen. Bevor ein Projekt in Angriff genommen wird, ist es ratsam, eine Beratung durchzuführen, um den Umfang der Implementierung und damit auch die Kosten abschätzen zu können. So lassen sich Überraschungen in späteren Projektphasen vermeiden. Es lohnt sich auch, die wichtigsten Nutzer auszuwählen, die dann die neuen Tools testen können und zu internen Botschaftern für den Wandel werden. Wenn sie die neue Rolle kennen und akzeptieren, wird es auch leichter sein, sie weiter in den Prozess einzubeziehen.
• Kohärenz der Prozesse mit der Unternehmenspolitik – In großen Organisationen mit einer komplexen Struktur ist es nicht einfach, Entscheidungen zu treffen oder Änderungen durchzuführen. Es lohnt sich, vor der Implementierung eines neuen Systems und der eventuellen Umgestaltung einiger Prozesse sicherzustellen, dass das Ganze noch mit der unternehmensweiten Politik in Einklang steht. Andernfalls kann sich die Investition lange hinziehen oder sogar zum Scheitern verurteilt sein.

Schrittweiser Implementierungsprozess nach den Prinzipien von SAP Activate

Die Implementierung der Lösungen erfolgt gemäß den von SAP vorgegebenen Instruktionen. Dadurch wird sichergestellt, dass das Projekt ordnungsgemäß geplant wird und alle Faktoren berücksichtigt werden. Die einzelnen Phasen sehen wie folgt aus:

I – Erkundung

In der Erkundungsphase lernen sich der Kunde und der Implementierungspartner gegenseitig kennen. Der Kunde entdeckt dabei auch die Möglichkeiten des SAP-Systems und der Auftragnehmer identifiziert die internen Prozesse des Unternehmens. Gemeinsam stellen sie sicher, dass die ursprünglichen Vorstellungen tatsächlich mit den geschäftlichen Erfordernissen des Unternehmens übereinstimmen, und setzen sie in einen Aktionsplan um. Ermittelt werden auch mögliche Herausforderungen, erstellt wird eine Transformationskarte, bis dann der Weg in die Strategie des gesamten Unternehmens eingebettet wird.

II – Vorbereitung

Alle Formalitäten müssen bis auf den letzten Moment erledigt werden. Der Umfang des Projekts wird endgültig festgelegt, das Projektumfeld wird vorbereitet, Kommunikationskanäle, Projekttools, Zeitplan und Standards werden festgelegt. Die Vertreter, die das Projektteam bilden, werden ausgewählt.

Dies ist auch eine gute Gelegenheit, um Fragen zu stellen und eventuelle Zweifel auszuräumen, was die weitere Zusammenarbeit verbessern wird.

III – Untersuchung

Auf der Grundlage von Best Practices werden Lösungen aus der SAP-Familie auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten. Hierbei wird genau ermittelt, welche Lösung den Bedürfnissen des Kunden auch wirklich entspricht. Mögliche Abweichungen vom Standard werden definiert und so Lücken geschlossen. Es wird auch ermittelt, welche Daten in die neue Umgebung übertragen werden müssen oder wie bestehende Prozesse mit den Möglichkeiten des ERP-Systems von SAP verbessert werden können.

IV – Umsetzung

Wenn die vorangegangenen Phasen von beiden beteiligten Seiten mit der gebührenden Aufmerksamkeit angegangen worden sind, verläuft die Umsetzung in den meisten Fällen ohne größere Hindernisse. Die Anwendung der agilen Methodik und eine geeignete Kommunikation stellen sicher, dass Fehlinterpretationen oder mögliche Versäumnisse in der Planungsphase vermieden werden. Falls erforderlich, ist es auch möglich, die Richtung des Projekts anzupassen.

Es werden auch die wichtigsten Benutzer geschult, die dann ihr Wissen an den Rest der Organisation weitergeben werden.

Es werden Tests durchgeführt und die endgültige Qualitätssicherung wird gewährleistet.

V – Implementierung

Nach erfolgreichen Tests folgt eine Abschlussbesprechung, die Abnahme und die Vorbereitung auf die Inbetriebnahme des Systems. Die Endnutzer werden geschult, die Datenmigration wird durchgeführt und die Berater stellen sicher, dass das System keine Patches benötigt und den Anforderungen entsprechend eingerichtet worden ist.

Die Phase endet mit der Inbetriebnahme des Systems. Dabei muss sichergestellt werden, dass nicht nur die Software, sondern auch die gesamte Organisation auf die Veränderung vorbereitet ist.

VI – Betrieb

Der weitere Betrieb und die Wartung des Systems liegt ganz im Ermessen des Kunden. Wir empfehlen, den Hypercare-Prozess zu durchlaufen, also eine kontinuierliche Betreuung durch das Implementierungsteam, gerade nachdem das System in Betrieb gegangen ist. Wenn irgendwelche Komplikationen oder Zweifel auftreten, können sie schnell reagieren, da sie am besten mit dem implementierten System vertraut sind.

Bei Hicron legen wir großen Wert auf eine kontinuierliche Zusammenarbeit mit unseren Kunden, die unseren Wartungsteams wegen guter Erfahrungen gerne ihr Vertrauen schenken. Gemeinsam planen wir Entwicklungsmöglichkeiten und optimieren das System, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.

Implementierung von SAP S/4HANA mit Hicron

Ein so großes Vorhaben wie die Implementierung oder Migration eines Systems auf S/4HANA erfordert eine gute Zusammenarbeit zwischen allen Projektbeteiligten sowie gegenseitiges Vertrauen. Auch die Geschäftserfahrung, auf die der Implementierungspartner bei der Übertragung von Prozessen auf die neue Umgebung zurückgreifen kann, spielt eine große Rolle. Bei Hicron bilden wir sie nicht nur ab. Als VisiON Architect, SolutiON Maker wollen wir das, was wir finden, nicht nur von der technologischen, sondern auch von der geschäftlichen Seite her verbessern und die digitale Transformation zu einer echten industriellen Revolution hin zur Zukunft machen.

Wir haben unsere Vorzeigeprojekte in großen, multinationalen Organisationen und komplexen Strukturen staatlicher Unternehmen umgesetzt, aber auch in kleineren Unternehmen, die so ein neues Niveau erreichen konnten. Eines davon war die Migration und der Rollout von S/4HANA bei Sharp, wo wir unter großem Zeitdruck, aber mit der Unterstützung des großartigen Teams des Kunden gearbeitet haben. Der gesamte Rollout folgte unter anderem einer stufenweisen Implementierung von SAP HANA.

Lesen Sie mehr darüber, wie wichtig das Engagement auf beiden Seiten ist: https://hicron.com/de/kunden/sharp/

Es ist erwähnenswert, dass für die derzeitigen Anwender von SAP ECC die Migration auf S/4HANA bis 2027 unvermeidlich ist, da dann die Unterstützung für das alte SAP-ERP-System eingestellt wird.

Wenn Sie mehr erfahren und sich über eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Transformation informieren möchten, dann sind unsere Experten für Sie da! Kontaktieren Sie uns und erfahren Sie mehr über SAP-Produkte!