Czas to pieniądz w SAP RE-FX

Specyfika prawna w Szwajcarii wymaga przypisywania nieruchomościom identyfikacyjnych kodów QR w celu uproszczenia związanych z nimi operacji księgowych, jak na przykład opłata czynszu. Dzięki informacji w systemie, można szybko dokonywać transakcji, sprawdzać ich szczegóły i łatwo dopasować nieruchomości do danego partnera biznesowego.

W SAP RE-FX definiujemy warunki umowy nieruchomości, dla których określane są termin płatności, kwota, kalkulacja od danego okresu, cena jednostkowa, cykliczność lub wystąpienie jednorazowe. Na ich podstawie symulowane są przepływy finansowe względem partnera handlowego, a każdy z tych przepływów jest połączony z fakturą oraz QR kodem, co ułatwia zarządzanie pozycjami względem dostawcy i samą płatność.  Ze względu na dużą liczbę lokali w posiadaniu władz administracyjnych kantonu, konieczne było każdorazowe wprowadzenie ich do systemu SAP za pomocą ręcznego czytnika.

– Każdego roku czynność skanowania niemal 800 stron kodów była powtarzana, ponieważ nawet jeśli wynajem był przedłużony, to informacje musiały być wprowadzone ponownie – mówi Aleksandra Lorek, SAP FICO Consultant w Hicron.

Podstawowy moduł SAP uwzględnił tego typu transakcje, zabrakło jednak odpowiedzi na masowość zgłoszeń. Dzięki autorskiej modyfikacji Hicron, nie ma konieczności skanowania tych samych kodów rokrocznie. Po podaniu numeru IBAN, pozostałe informacje są pobierane z danych przechowywanych już w systemie. Jeśli istnieje pierwszy zeskanowany kod QR, który użytkownik wprowadził i zapisał, to zostanie on automatycznie przedłużony. Dodatkowo program ponownie przypisze kod QR do przepływu finansowego, jeśli poprzedni stracił ważność w wyniku zmian w umowie i tym samym – innej kwoty płatności.

– Teraz dzięki mapowaniu wielu pozycji jednocześnie, całość można załatwić jednym kliknięciem. Kilkadziesiąt godzin pracy zmienia się w kilka minut – dodaje konsultantka.

Czas na wykonanie zadania przed wdrożeniem: nawet do 40 godzin

Czas po uruchomieniu funkcjonalności: kilka minut