Zeit ist Geld in SAP RE-FX

Die rechtlichen Gegebenheiten in der Schweiz erfordern die Zuordnung von QR-Codes zur Kennzeichnung von Immobilien, um die damit verbundenen Buchhaltungsvorgänge, wie zum Beispiel die Mietzahlung, zu vereinfachen. Dank der im System erfassten Informationen können Transaktionen schnell durchgeführt, ihre Details nachgeprüft und die Immobilien einfach einem bestimmten Geschäftspartner zugeordnet werden.

In SAP RE-FX definieren wir die Konditionen des Immobilienvertrags, für die Zahlungsfrist, Betrag, Abrechnung ab einer bestimmten Periode, Preis für das jeweilige Objekt sowie zyklisches oder einmaliges Anfallen festgelegt werden. Auf dieser Grundlage werden die Zahlungsströme an den Geschäftspartner simuliert und jeder dieser Ströme wird mit einer Rechnung und einem QR-Code verknüpft, was die Verwaltung der Posten gegenüber dem Dienstleister und die Zahlung selbst erleichtert.  Aufgrund der großen Anzahl von Liegenschaften der kantonalen Verwaltung war es notwendig, diese jedes Mal per Handlesegerät in das SAP-System einzupflegen.

„Jedes einzelne Jahr mussten beinahe 800 Seiten an Codes gescannt werden, denn selbst bei einer Verlängerung des Mietvertrags mussten die Informationen erneut erfasst werden“, erläutert Aleksandra Lorek, SAP FICO Consultant bei Hicron.

Das Basismodul von SAP deckte zwar solche Transaktionen ab, aber es fehlte eine Lösung für die Masse an Meldungen. Durch die von Hicron entwickelte Modifizierung ist es nicht mehr erforderlich, Jahr für Jahr die gleichen Codes zu scannen. Sobald die IBAN-Nummer eingegeben ist, werden die verbleibenden Informationen aus den bereits im System gespeicherten Datensätzen übernommen. Sollte es bereits einen ersten gescannten QR-Code geben, den der Benutzer eingegeben und gespeichert hat, wird er automatisch ergänzt. Darüber hinaus ordnet das Programm den QR-Code dem Zahlungsstrom neu zu, wenn der bisherige aufgrund von Änderungen des Vertrags und somit eines anderen Zahlungsbetrags abgelaufen ist.

„Durch die gleichzeitige Abbildung mehrerer Posten kann das Ganze nun mit einem Klick erledigt werden. Dutzende von Arbeitsstunden werden zu ein paar Minuten“, ergänzt die Beraterin.

Zeit für die Erledigung der Aufgabe vor der Implementierung: bis zu 40 Stunden

Zeit nach der Implementierung der Funktionalität: ein paar Minuten