Autorskie rozwiązanie Hicron dla procesu obiegu faktur i innych dokumentów na bazie SAP Fiori

Wszyscy zdajemy sobie sprawę z tego, jak dużo czasu w organizacji zajmują czynności, które mogłyby zostać zautomatyzowane przy użyciu technologii. Jednym z większych zbiorów takich czynności są prace administracyjno-biurowe, obejmujące przykładowo obieg dokumentów w firmie. To procedury, które relatywnie szybko można zautomatyzować, gdyż wiążą się z zastosowaniem stosunkowo prostych rozwiązań IT. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na zadaniach niosących dużo większą wartość dla organizacji.

Nasze wieloletnie doświadczenie w opracowywaniu i wdrażaniu innowacyjnych systemów informatycznych pozwoliło na opracowanie autorskiego rozwiązania dla procesu faktur zakupowych usprawniającego proces obiegu dokumentów. Opiera się ono na intuicyjnym i przystępnym interfejsie SAP Fiori – co zdecydowanie wpływa na komfort pracy użytkowników.

Narzędzie Hicron Workflow Streamer to rozwiązanie automatyzujące elektroniczny obieg dokumentów, faktur, delegacji, zadań i informacji. Pozwala usprawnić standardowe procesy biznesowe między działami i poszczególnymi pracownikami organizacji, co ma ogromny wpływ na ergonomiczność przepływu informacji i szybkość procesów.

Architektura rozwiązania na przykładzie workflow faktur zakupowych w SAP Fiori

Hicron-Workflow-Streamer-przyklad

Hicron Workflow Streamer opiera się na standardowych funkcjonalnościach SAP ERP (backend) oraz SAP Workflow, który wykorzystuje silnik workflow opracowany przez Hicron. Wszystko, co widoczne dla użytkownika (frontend) oparte jest natomiast o SAP Fiori – akceptacja faktur, raportowanie statusów i informacji faktur wprowadzanych do systemu. Rozwiązanie to zakłada także możliwość wykorzystania innych rozwiązań frontendowych – SAP Portal, SAP Netweaver Business Client czy SAP Business Workplace.

Podstawowe funkcjonalności:

  • Powiadomienia e-mail o zadaniu wysyłane automatycznie.
  • Przypomnienia i eskalacje o wykonaniu zadania.
  • Dostęp do zadań w spersonalizowanej aplikacji.
  • Zbiorcza notyfikacja o zaległych zadaniach (przy zamknięciu miesiąca).
  • Skrócona ścieżka akceptacji.
  • Kontrola podłączonego skanu faktury wraz z opisem i historią akceptacji.
  • Księgowanie faktury ręczne lub automatyczne z obsługą błędów podczas księgowania.
  • Aplikacja do przeglądu wszystkich faktur w workflow.
  • Administracja workflow.
  • Dodatkowe etapy workflow przygotowane z uwzględnieniem wymagań i procedur firmy.

W podstawowej wersji rozwiązania zawarte zostały dwa prekonfigurowane scenariusze akceptacji faktur (faktury kosztowej i faktury zakupowej księgowanej w referencji do zamówienia). Dzięki intuicyjnej i prostej konfiguracji scenariusze workflow mogą być elastycznie dostosowywane do indywidulanych wymagań Państwa firmy.

 


Hicron Workflow Streamer to z pozoru niewielkie rozwiązania systemowe, które mogą mieć znaczący wpływ na poprawę ergonomii pracy w firmie. Nasze autorskie rozwiązanie może być dostosowane do indywidualnych potrzeb w Państwa firmie. Jeżeli macie pytania dotyczące jego funkcjonalności, chcielibyście zobaczyć demo rozwiązania bądź macie pomysł na usprawnienie innych procesów bazujące na workflow – zachęcamy do skorzystania z możliwości umówienia się na konsultacje online.

UMÓW SIĘ NA KONSULTACJĘ


 

Poniżej został zaprezentowany podstawowy scenariusz procesu dla faktury kosztowej:

 

 

Interfejs Hicron Workflow Streamer, dzięki przygotowaniu w oparciu o SAP Fiori, jest prosty i intuicyjny, co zdecydowanie usprawnia proces akceptacji faktur i może być obsługiwany bez dodatkowych, czasochłonnych szkoleń. Każdy użytkownik ma do niej łatwy dostęp (możliwy nie tylko z poziomu komputera, ale także urządzeń mobilnych – smartfonów i tabletów). Pracownicy organizacji zyskują cenny czas na zajęcie się priorytetowymi dla firmy działaniami.

Korzyści płynące z zastosowania rozwiązania:

  • Automatyzacja, uporządkowanie i przejrzystość procesu obiegu dokumentów.
  • Przyspieszenie procesu akceptacji faktur.
  • Obniżenie kosztów związanych z czynnościami administracyjnymi.
  • Większa skuteczność i ergonomiczność procesów.
  • Dostęp do aplikacji na urządzeniach mobilnych.
  • Oddzielnie procesu akceptacji kosztów od akceptacji płatności.
  • Kontrola uprawnień w dostępie do dokumentów.
  • Kontrola wydatków i przeciwdziałanie defraudacji na poziomie zakupów.

Rozwiązanie dedykowane szczególnie dla:

  • Działów księgowych.
  • Działów finansowych.
  • Działów zakupów.

Możliwość rozbudowy o dodatkowe funkcjonalności:

  • Integracja z systemem OCR.
  • Kody kreskowe.
  • SAP Content Serwer – archiwum faktur elektronicznych.
  • Obsługa faktur elektronicznych (XML, EDI, Webservice).


Worfklow faktur zakupowych to tylko przykład

Wykorzystując autorskie rozwiązanie w procesie definiowania scenariuszy workflow możliwe jest rozbudowanie rozwiązania o dowolnie wybrany proces workflow np. akceptacja zamówień, akceptacja ofert, zarządzanie zmianą danych podstawowych, akceptacja podróży i wydatków służbowych. Jednocześnie dzięki integracji SAP ERP i SAP Fiori możliwe jest wykorzystanie ogromnej ilości standardowych aplikacji SAP Fiori, które odmieniają i upraszczają pracę z systemem SAP ERP.


quote

Dzięki Hicron Invoices Workflow użytkownicy oszczędzają czas potrzebny na pełny obieg i akceptację faktury, minimalizując liczbę możliwych błędów w procesie.

Paweł Polański, Solution Architect w Hicron


Skontaktuj się z nami

Widzisz potrzebę automatyzacji przebiegu dokumentów w Waszej firmie? A może masz pytania dotyczące naszego rozwiązania?

Skontaktuj się z nami i odkryj możliwości Hicron Workflow Streamer.