Hicron Workflow Streamer

Hicron Workflow Streamer ist unsere proprietäre Lösung, die in SAP Fiori in unserer Innovation Lab-Abteilung entwickelt wurde und für den Rechnungs- und anderen Dokumentenflussprozess verwendet wird.

Über die Lösung

Basierend auf unserer langjährigen Erfahrung in der Entwicklung und Implementierung innovativer IT-Systeme haben wir eine hauseigene Lösung für den Prozess von Einkaufsrechnungen entwickelt, die den Dokumentenfluss optimiert. Die Nutzung der intuitiven und einfach zu bedienenden SAP-Fiori-Schnittstelle trägt zusätzlich zum Komfort des Tools bei.

Hicron Workflow Streamer automatisiert den elektronischen Fluss von Dokumenten, Rechnungen, Delegationen, Aufgaben und Informationen. Es ermöglicht die Verbesserung von Standardgeschäftsprozessen zwischen Abteilungen und einzelnen Mitarbeitern einer Organisation, was einen großen Einfluss auf die Ergonomie des Informationsflusses und die Geschwindigkeit von Prozessen hat.

Wie es funktioniert

Hicron Workflow Streamer basiert auf Standard-SAP-System (Backend) und SAP-Workflow-Funktionalitäten, die eine von Hicron entwickelte Workflow-Engine verwenden. Alles, was für den Benutzer sichtbar ist (Frontend) basiert auf SAP Fiori – Rechnungsannahme, Berichtsstatus und in das System eingegebene Rechnungsinformationen. Diese Lösung setzt auch die Möglichkeit der Nutzung anderer Frontend-Lösungen voraus – SAP Portal, SAP Netweaver Business Client oder SAP Business Workplace.

Die Architektur der Lösung am Beispiel des Eingangsrechnungsworkflows in SAP Fiori:

workflow streamer hicron example

Für welche Unternehmen

Wir verstehen wie viel Zeit verschiedene manuale Aktivitäten in Anspruch nehmen, die mithilfe von Technologie automatisiert werden könnten. Eine der größeren Gruppen solcher Tätigkeiten sind Verwaltungs- und Büroarbeiten, einschließlich beispielsweise der Dokumentenzirkulation im Unternehmen. Dies sind Verfahren, die sich relativ schnell automatisieren lassen, da sie mit relativ einfachen IT-Lösungen verbunden sind. Dadurch können sich die Mitarbeiter auf Aufgaben konzentrieren, die für die Organisation viel wertvoller sind. Aus diesem Grund wurde die Lösung speziell entwickelt für:

  • Buchhaltungsabteilungen
  • Finanzabteilungen
  • Einkaufsabteilungen

Funktionalitäten der Lösung

Die Basisversion der Lösung beinhaltet zwei vorkonfigurierte Rechnungsannahmeszenarien (Kostenrechnung und Einkaufsrechnung, die über die Bestellung gebucht wird). Dank der intuitiven und einfachen Konfiguration lassen sich Arbeitsszenarien flexibel an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Die Basisversion beinhaltet:

  • E-Mail-Benachrichtigungen über die Aufgabe werden automatisch gesendet
  • Erinnerungen und Eskalationen zum Erledigen der Aufgabe
  • Zugriff auf Aufgaben in einer personalisierten Anwendung
  • Sammelmeldung über fällige Aufgaben (am Monatsende)
  • schneller Akzeptanzweg
  • Steuerung des angeschlossenen Rechnungsscans mit Beschreibung und Annahmehistorie
  • Buchen manueller oder automatischer Rechnungen mit Fehlerbehandlung beim Buchen
  • Anwendung zur Überprüfung aller Rechnungen
  • zusätzliche Workflow-Stufen vorbereitet unter Berücksichtigung der Anforderungen und Verfahren des Unternehmens

Nachfolgend sehen Sie das grundlegende Prozessszenario für eine Kostenrechnung:

workflow streamer hicron example 2

 

workflow streamer hicron example 3

Der Workflow-Prozess von Eingangsrechnungen ist nur ein Beispiel.

Durch den Einsatz unserer Hicron Worklfow Sreamer-Lösung bei der Definition von Arbeitsszenarien ist es möglich, die Lösung um beliebige Arbeitsprozesse zu erweitern, z.B. Auftragsannahme, Angebotsannahme, Stammdatenänderungsmanagement, Reise- und Spesenabnahme. Gleichzeitig ist es durch die Integration von SAP-System und SAP Fiori möglich, eine Vielzahl von Standard-SAP-Fiori-Anwendungen zu nutzen, die die Arbeit mit der SAP-Lösung verändern und vereinfachen.

Vorteile der Lösung

  • Automatisierung, Organisation und Beschleunigung des Genehmigungsprozesses von Dokumenten
  • Niedrigere Verwaltungskosten, höhere Effizienz von Prozessen
  • Minimalisierung des Risikos von Fehlern / der Anzahl von im Rechnungslauf verlorener Dokumente
  • Verfügbarkeit auf mobilen Geräten
  • Möglichkeit zur Integration mit dem OCR-System, zur Bedienung vom und zum Zugang zum Archiv der elektronischen Rechnungen

FAQ

Was ist Workflow bei SAP? SAP Workflow kann in den Bereichen SAP HR, SAP FI oder SAP SD ausgeführt werden. Seine Aufgabe besteht darin, Aufgaben und den Informationsfluss zwischen den Mitarbeitern zu automatisieren. Sobald ein Prozess im SAP-System modelliert ist, erhält der Benutzer Benachrichtigungen über die erfassten Ereignisse und Informationen über die in diesem Zusammenhang zu ergreifenden Maßnahmen, was zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz von Prozessen wie beispielsweise der internen Freigabe von Rechnungen und Bestellungen führt. Die Einführung des Workflow-Mechanismus beschleunigt und verbessert die Effizienz und ermöglicht zudem eine Kostenreduzierung durch den geringeren Einsatz von personellen Ressourcen.
Worum handelt es sich bei SAP Business Workplace? Mit SAP Business Workplace können Sie die Möglichkeiten von SAP Business Workflow nutzen. Es handelt sich dabei um die Hauptschnittstelle, die aus drei Fenstern besteht: Übersichtsbaum, Arbeitsliste und Aufgabenvorschau. Sie dienen in erster Linie dazu, Arbeitsabläufe zu überwachen, Aufgaben zu gruppieren oder dank der Änderungsverfolgung und einer funktionalen Ansicht mögliche Fehler zu erkennen.

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