Jedem Unternehmen wird empfohlen, von Zeit zu Zeit einen „Blick von außen“ auf das betriebene System zu ermöglichen und es mit den tatsächlichen Bedürfnissen zu konfrontieren. Der durch ein unabhängiges Unternehmen in enger Zusammenarbeit mit den Key-Usern durchgeführte Audit bietet hierzu Gelegenheit.
Ein Audit des SAP ERP-Systems ermöglicht den Firmen zu überprüfen, in welchem Maße sie die Möglichkeiten des Systems nutzen, inwieweit das SAP-System die Anforderungen erfüllt, ob es mit dem Verlauf der Geschäftsprozesse übereinstimmt und welche organisatorischen Änderungen, Workshops oder Systemerweiterungen zu empfehlen sind, damit das System die geplanten Zwecke erfüllt.
Der Audit von SAP-Lösungen wird im Falle aller Unternehmen empfohlen, die:
1. Das SAP-System kürzlich implementiert haben und aufgrund mangelnder Erfahrung oder ausreichender Kenntnisse oft gezwungen sind, die Unterstützung von externen Dienstleistern in Anspruch zu nehmen, um ihre Probleme zu lösen
2. Die Entwicklung des implementierten Systems überlegen. Oft wird die Implementierung der Funktionalitäten des Systems in mehreren Etappen durchgeführt und erstreckt sich über mehrere Jahre. Vor Beginn einer weiteren Etappe sollten die Voraussetzungen überprüft werden.
3. Einige Jahren nach der Anwendung des Systems lernen wollen, in welchem Maße das System ihren Bedürfnissen entspricht. Im Zusammenhang mit Änderungen im Geschäftsumfeld der Firma, ihrer Struktur und Organisation müssen ihre IT-Lösungen laufend überprüft werden. In dieser Phase dient das Audit des SAP ERP-Systems dazu, eventuelle Bedürfnisse für Entwicklungen des Systems im Hinblick auf die perfekte Anpassung des Systems an die aktuellen Bedürfnisse der Firma zu prüfen.Unabhängig davon, in welcher Entwicklungsphase sich eine Firma für ein Audit des SAP ERP-Systems entscheidet, ermöglicht dieses die Erkennung des Potenzials der Firma und die Planung von Entwicklungsarbeiten, die dieses Potenzial freisetzen. Die Experten der Gruppe Hicron helfen im Rahmen von Audits von SAP-Systemen auch durch die geschäftliche Unterstützung bei der Gestaltung der Geschäftsabläufe der Firmen.
Audit-Vorteile
Die Ergebnisse jedes Audits sind ein starkes Fundament für die Erschließung der verborgenen Potenziale, sowohl des SAP-Systems als auch des Unternehmens selbst, und erleichtern das künftige Wachstum. Die Vorteile, die ein Unternehmen dank der Überprüfung des eingesetzten Systems erreichen kann, sind die folgenden:
– Ermittlung und Beseitigung von Einschränkungen bei der Nutzung des Systems (führt häufig zum Auftreten von Fehlern im System)
– ein vollständiges Bild, in welchem Maßen die vorhandenen Systemfunktionalitäten verwendet werden, als Grundlage für mögliche Entscheidungen über die Einführung von neuen Funktionalitäten
– Feststellung des möglichen Schulungsbedarfs und Gestaltung von Trainingsprogrammen, die den spezifischen Anforderungen des Unternehmens entsprechen
– Überprüfung der eingesetzten Verfahren, Annahmen und geschäftlichen Ziele des Unternehmens, die im System integriert sind
– Identifizierung der Bereiche der Geschäftstätigkeit des Unternehmens, die nicht vom System unterstützt werden und zur vollen Entfaltung des Potenzials des Unternehmens führen.
Die Prüfungsergebnisse werden gesammelt und mit guten Geschäftspraktiken von SAP und der Funktionsfähigkeit des Systems verglichen. Auf diese Weise können die Entwicklungsarbeiten an dem SAP-System geplant werden, um eine wirksamere Unterstützung der zentralen Prozesse zu gewährleisten und damit eine bessere Rendite aus der Investition in SAP zu erzielen. Der Prüfbericht ist eine Sammlung von wertvollen und präzisen Leitlinien für die künftigen Maßnahmen des geprüften Unternehmens.
Die Wahl des Auditors – worauf muss man achten?
Viele Firmen, die einen Partner suchen, den sie mit dem Audit ihres SAP-Systems beauftragen können, stellen sich die Frage, aus welchem Umfeld der Partner kommen sollte: beauftragt man besser Geschäftsexperten mit dem Audit, oder eine Consultingfirma, die sich Tag für Tag mit der Prüfung von SAP ERP-Systemen beschäftigt? Ein Anwendungsaudit liegt genau im Grenzbereich von Geschäft und IT. Geschäftskenntnisse sind wesentlich, um die Bedürfnisse der Firma zu verstehen und die IT-Lösungen perfekt anzupassen. Andererseits sollen im Ergebnis des Audits die nötigen Änderungen im SAP ERP-System geplant und durchgeführt werden, daher sind auch Kenntnisse des SAP ERP-Systems und Programmierkompetenzen für die korrekte Erledigung der Aufgabe unerlässlich. Eine Kompromisslösung ist, einen Partner zu wählen, dessen Fachleute alle diese Qualifikationen bieten und darüber hinaus dokumentierte Erfahrung in der Durchführung solcher Projekte haben.
Andere wichtige Aspekte bezüglich der Erfahrung des für das Systemaudit gewählten Partners sind die Erfahrung in der Branche der betreffenden Firma sowie die Kenntnis der in der Firma stattfindenden Geschäftsabläufe. Um sicherzugehen, dass diese Befähigungen gegeben sind, prüft man am besten die Lebensläufe der für das Projekt delegierten Personen.
