Schade, denn das Bewusstsein des Projektwesens erleichtert den Durchgang durch die Phasen der Umsetzung für alle Projektbeteiligten und erhöht den Nutzen aus der Projektumsetzung
Sich die Besten zum Vorbild nehmen
In großen Unternehmen ist die Umsetzung der Kommunikationsstrategie mit der Gründung eines für die Kommunikation zuständigen Teams, der Erarbeitung eines Aktionsplans und dessen konsequenter Umsetzung in jeder Projektphase verbunden. Es werden Zielgruppen und Kommunikationswege angezeigt, Arten der verwendeten Mitteilungen bestimmt und Berechtigungen zu ihrer Übertragung zugewiesen. Die Idee der internen Kommunikation wird stark systematisiert. Es gibt Musterdokumente, Musterpläne, detaillierte Kommunikationsstrategien und Methoden ihrer Durchführung.
Mittelständische Unternehmen werden aufgrund mangelnder Ressourcen meistens nicht in der Lage sein, ein Kommunikationsmanagementteam zu gründen. Die Anspruchsgruppen, an welche kommuniziert werden sollen, werden auch relativ klein sein.
Schritt 1 – Zielgruppen definieren
Der erste Schritt einer effektiven Kommunikation ist die Identifizierung der Zielgruppen, an welche die Mitteilungen übertragen werden. Sie unterscheiden sich in der Rolle, die sie innerhalb der Organisation ausüben, und in den Entscheidungsbefugnissen.
Die erste – operative – Gruppe besteht hauptsächlich aus dem Personal der Organisation, oft den künftigen Nutzern des implementierten Systems. Aufgrund seiner geringen Entscheidungsbefugnisse und seines großen Engagements für die Durchführung der Projektarbeiten sollten die Mitteilungen an dieses Personal insbesondere Fakten, wie getroffene Entscheidungen und geplante Maßnahmen, durchzuführende Aufgaben und erreichte Ziele betreffen. Eine solche Kommunikation verschafft den Mitarbeitern Klarheit darüber, an welchem Zeitpunkt des Projekts sie sich befinden, wie viel sie erreicht haben und welche Herausforderungen ihnen noch bevorstehen. Der entsprechende Kenntnisstand erhöht die Moral des Teams, motiviert zum Handeln und lässt den Sinn der Projektdurchführung erkennen, weil die Mitarbeiter sich von der Bedeutung ihrer Arbeit für das gesamte Projekt überzeugen können.
Operative Leiter und Manager sind die zweite Anspruchsgruppe, deren Mitglieder für die Ergebnisse der Arbeit der operativen Gruppe verantwortlich sind. Die Gruppe der Leiter und Manager ist viel kleiner, hat aber mehr Entscheidungsbefugnisse und Verantwortung für die Durchführung der Projektarbeiten. Darüber hinaus spielen sie eine aktive Rolle bei der Zuordnung der Aufgaben zu den Mitarbeitern. Deshalb sollten die ihnen übermittelten Informationen perspektivisch ausgerichtet sein und die geplanten Arbeiten betreffen. Diese Gruppe sollte auch über verschiedene Handlungsszenarien je nach dem Verlauf der Projektarbeiten informiert und bei der Gestaltung dieser Szenarien einbezogen werden.
Informelle Leader sind eine andere Zielgruppe, die oft ignoriert wird, aber sehr wichtig ist und einen großen Einfluss auf den Erfolg des gesamten Projekts hat. In den meisten Organisationen funktioniert neben der Aufteilung und den formalen Strukturen, die sich aus der Struktur, der Zuweisung von Positionen ergeben, parallel eine informelle Struktur, die durch Autoritäten aufgebaut wird, die aus Erfahrung, Wissen, Persönlichkeit, Leistungen, etc. resultieren. Es sind Leute, deren Positionen sich formal nicht auf das Projekt beziehen, die aber gleichzeitig eine mächtige Kraft in der Organisation darstellen und in der Lage sind, mit einem geeigneten Ansatz eine große Unterstützung in allen Phasen der Umsetzung zu bieten.
Die Eigentümer, der Vorstand und der Aufsichtsrat der Gesellschaft, die das Projekt umsetzt, sind die letzte und kleinste Anspruchsgruppe. Diese Gruppe ist nicht direkt in die Projektarbeit eingebunden. Aufgrund ihrer riesigen Entscheidungskraft und Autorität sollte sie sich allerdings bewusst sein, was für ein Projekt durchgeführt wird und vor allem wie wichtig es für das Unternehmen ist. Informationen, die an diese Gruppe kommuniziert werden, sollten sowohl harte Fakten wie auch zukunftsweisende Pläne betreffen, mit dem Schwerpunkt auf die Auswirkungen des Projekts auf das Unternehmen und die Aufteilung der Zuständigkeiten innerhalb des Projekts.
Obwohl sie sich an den Implementierungsarbeiten nicht direkt beteiligen, sind die Entscheidungsträger der höchsten Ebene von großer Bedeutung für ihren Verlauf. Durch die Erhöhung ihres Bewusstseins für die Bedeutung des implementierten Systems für die Zukunft des Unternehmens, durch das Verständnis für den Mehrwert, die sie als Folge der Nutzung der implementierten Lösungen durch das Unternehmen erhalten, gewinnen sie auf diese Weise auch das Verständnis für die erhöhte Beteiligung an den Umsetzungsarbeiten.
Schritt 2 – Roadmap für die Kommunikation erstellen
Nach der Identifizierung der Zielgruppen und Benennung der Personen, die für die Weitergabe der Informationen an sie verantwortlich sind, beginnen die Ersteller der Kommunikationsstrategie mit der Kommunikationsplanung: Sie stellen eine Roadmap für die Aktivitäten auf. Diese Roadmap und der Plan der gesamten Kommunikation überschneiden sich zu einem großen Teil mit dem Projektzeitplan, haben aber eine ganz andere Dimension: Sie informieren darüber, dass weitere Meilensteinen erfolgreich erzielt und die Phase eines größeren Engagements eingeleitet wurde. Diese Informationen können entweder formell, per E-Mail oder an Mitarbeitertreffen, oder infomell, d.h. im Intranet oder Newsletter kommuniziert werden. Zum Verantwortlichen für die Übermittlung der Informationen wird der sog. Information Manager ernannt. In kleineren Organisationen kann dies eine Person sein, die andere Projektaufgaben mit ausübt, oder ein Mitarbeiter der Marketing- / PR-Abteilung, der diese Aktivitäten souverän unterstützt.
Hochtrabende Pläne oder harte Entscheidungen?
Unabhängig davon, ob wir über ein großes oder kleines Unternehmen reden, sollte die Umsetzung der internen Kommunikationsstrategie in der Geschäftsstrategie der Firma vorgeschrieben sein. Besonders wenn sie Projekte von entscheidender Bedeutung für das Unternehmen betrifft. Aufgrund der Personalstärke, einer Vielzahl von Abteilungen, der Komplexität von internen Strukturen und mehrerer Anspruchsgruppen können sich die größten marktführenden Firmen den Mangel an Informationen nicht leisten. Auch wenn es Kosten für die Verlängerung des Projekts über die Zeit mit sich bringt. Die Situation ist ganz anders in kleineren Unternehmen. Trotz der allgemeinen Erkenntnis, dass die Kommunikation im Projekt wichtig ist, wird sie in 95% der Fälle nicht umgesetzt. Meistens aus Mangel an Zeit, Ressourcen und Energie. Leider kann dies zur Abnahme des Verständnisses für die Projektaufgaben, Entstehung des Informationslärms, Demotivation und schließlich zur Verzögerung des Projektes oder sogar zu seinem Scheitern führen.
