Podejmując się SAP Maintenance, Hicron pełni rolę opiekuna i doradcy, a przy tym bierze na siebie odpowiedzialność za doprowadzenie systemu do pełnej sprawności. W jaki sposób partner serwisowy pomaga w utrzymaniu SAP? Dowiesz się z tego artykułu.
Dwa typy problemów z SAP
Przeszkody w korzystaniu z systemu ERP można podzielić na dwie kategorie: te, z którymi wewnętrzni informatycy przedsiębiorstwa są sobie w stanie poradzić, i te, które wymagają pomocy specjalistów. W idealnej sytuacji całe wsparcie SAP po początkowym okresie powdrożeniowym spoczywa na barkach pracowników firmy. W praktyce jednak często zdarza się, że pracownicy działu IT w momencie startu systemu nie posiadają jeszcze niezbędnej, fachowej wiedzy na temat działania wdrożonego produktu, przez co nie są w stanie rozwiązać wszystkich zgłoszeń pracowników. Dodatkowo, oprogramowanie to produkt rozwojowy – aktualizacje, ulepszenia i dostosowywanie modułów do doraźnych potrzeb jest na porządku dziennym – ale wymaga zaangażowania specjalistów.
Po co Twojej firmie zewnętrzni eksperci?
System informatyczny jest tworzony pod konkretne potrzeby przedsiębiorstwa – i nie każdą sytuację na etapie projektowania czy wdrażania można przewidzieć. Częścią wsparcia SAP jest wiec rozwiązywanie trudności, które wyłaniają się w trakcie codziennej pracy. Problemy wymagające drobnych poprawek potrafią zatrzymać pracę całej firmy, dlatego warto mieć partnera, który błyskawicznie je wprowadzi.
Należy pamiętać również, że kupując system informatyczny, nabywamy także jego przyszłe ulepszenia i usprawnienia. A ponieważ zarówno firma SAP, jak i społeczność mentorów są bardzo aktywne, poprawki i ulepszenia są wydawane nieustannie. Zmiany w systemie warto wprowadzać pod okiem specjalistów na wypadek, gdyby konieczne okazało się modyfikowanie struktury systemu.
Musimy także wziąć pod uwagę problemy związane z samym uruchomieniem systemu ERP. Po wdrożeniu SAP wchodzimy w fazę hypercare – a więc w fazę, gdy rozwiązania sprawdzane są w praktyce w codziennej pracy przedsiębiorstwa. Na tym etapie należy od razu zająć się każdym odkrytym błędem i każdą napotkaną trudnością. Nie należy również zapominać o pracownikach – dla większości z nich to będą pierwsze testy nowego systemu, co może prowadzić do pomyłek. W tak gorącym okresie niezbędna jest pomoc specjalistów.
Utrzymanie SAP – jak rozwiązywać problemy z systemami ERP
W idealnej sytuacji pracownicy firmy są już w trakcie projektowania systemu przygotowywani do obsługiwania pierwszej czy drugiej linii wsparcia – a więc podstawowych zgłoszeń użytkowników. Szkolenia to ważna część wdrażania SAP. Niestety, bardzo często ten element jest pomijany lub znacząco ograniczany, ze względu na brak czasu czy poszukiwania oszczędności. W efekcie pracownicy nie posiadają niezbędnej wiedzy ani do rozwiązywania bieżących problemów, ani nawet do płynnej obsługi procesów.
W takiej sytuacji rozwiązaniem jest usługa wsparcia SAP. W jej ramach możliwe jest zarówno wsparcie zdalne, jak i swoisty outsourcing pracowników IT. Hicron wspiera swoich partnerów między innymi poprzez oddelegowywanie swoich specjalistów do firm. Będąc na miejscu, eksperci mogą zarówno na bieżąco rozwiązywać pojawiające się problemy, jak i prowadzić szkolenia dla osób odpowiedzialnych za IT w danym przedsiębiorstwie. W efekcie pracownicy firmy z czasem mogą samodzielnie obsługiwać system w zakresie doraźnych działań.
Częścią wsparcia SAP są audyty systemów, które pozwalają zidentyfikować potencjalne trudności i opracować środki zaradcze. W ten sposób minimalizujemy ryzyko wystąpienia problemów w przyszłości. Taka bieżąca kontrola to nie tylko zabezpieczenie na wypadek błędów, ale przede wszystkim: weryfikacja poprawności wdrożenia rozwiązania. Nie zapominajmy także o wprowadzaniu poprawek i ulepszeń, zarówno opracowanych przez specjalistów, jak i tych przygotowanych przez firmę SAP.
Wsparcie SAP to usługa elastyczna, oparta na partnerstwie i wyczuciu potrzeb firmy – zarówno bieżących, jak i przyszłych. Osoby zajmujące się serwisem systemu działają w zgodzie ze strategią biznesową. Jeśli na przykład przedsiębiorstwo planuje migrację na S/4 HANA czy też chce rozszerzyć system ERP o kolejne moduły, to zespół odpowiedzialny za Maintenance weźmie na siebie odpowiedzialność za przygotowanie rozwiązania pod nadchodzące zmiany.
Czy utrzymanie SAP to ciągłe ulepszanie?
Maintenance to nie tylko naprawianie bieżących błędów i ciągła troska o poprawne działanie systemów. Wiele pomysłów na udoskonalenie istniejących rozwiązań tak, by jeszcze lepiej pasowały do procesów biznesowych, pojawia się już po wdrożeniu. Współpraca z dobrym partnerem serwisowym, który z bliska obserwuje pracę przedsiębiorstwa i potrzeby jego pracowników, przygotowanie dodatkowych funkcjonalności nie stanowi problemu.
Znacznym wzmocnieniem dla firmy jest także transfer wiedzy – integralna cześć wsparcia oferowanego przez ekspertów z Hicron w ramach SAP Maintenance. Od specjalistów można nauczyć się bardzo wiele: mówimy tu o przejściu od braku znajomości systemów ERP do etapu, w którym pracownicy działu IT są w stanie bez problemu obsługiwać I i II linię wsparcia.
Podsumowanie
Specjalista odpowiadający za wsparcie SAP to nie mechanik, który znika z życia firmy po przeprowadzeniu naprawy. To zaufany partner, który nie tylko usuwa problemy, ale także wyjaśnia, doradza, wskazuje optymalne rozwiązania i nadzoruje każdy element pracy systemu.
W Hicron przykładamy ogromną wagę do tego, by być jak najbliżej biznesu Klienta. Dzięki temu, nie tylko proponujemy dopasowane rozwiązania, ale także myślimy perspektywicznie, zawsze uwzględniając dobro długofalowych relacji. Takie podejście płynie w naszym DNA i jest widoczne w myśli przewodniej.
Jesteśmy Hicron. VisiON Architect. SolutiON Maker.
