SAP Concur

Welche Unternehmen profitieren von der Einführung von SAP Concur?

Bei SAP Concur handelt es sich um eine Lösung, die sich in jedem Unternehmen bewährt, und zwar unabhängig von dessen Größe oder Branche. Sie wird insbesondere für Unternehmen empfohlen, die:

• eine große Anzahl von Dienstreisen verwalten und die damit zusammenhängenden Prozesse vereinfachen möchten,
• eine Automatisierung der Finanzprozesse und die Vermeidung manueller Aufgaben anstreben,
• vollständige Kontrolle über Ausgaben und das Budget benötigen,
• ihre betriebliche Effizienz steigern und Einsparungen erzielen möchten,
• sicherstellen müssen, dass ihre Abläufe mit internen Richtlinien und gesetzlichen Vorschriften konform sind.

Diese Lösung eignet sich sowohl für kleine und mittelständische Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren möchten, als auch für globale Konzerne, die fortschrittliche Tools für das Ausgabenmanagement in großem Maßstab benötigen.

Funktionen von SAP Concur

Bei SAP Concur handelt es sich um ein umfassendes Tool, das einen breit gefächerten Funktionsumfang bietet, der Unternehmen bei der Verwaltung von Reisekosten und Dienstreisen unterstützt.

Die Lösung lässt sich in die folgenden drei Hauptbereiche unterteilen: 

Reisekostenmanagement (Concur Expense):

• Automatische Berichterstellung– Daten von Kreditkarten und Dienstleistern (beispielsweise Fluggesellschaften oder Hotels) werden automatisch abgerufen und zur Vorabausfüllung von Spesenabrechnungen verwendet, was Zeit spart und Fehler minimiert.
• Manuelles Hinzufügen von Spesen– Eine Auslage kann sogar anhand eines Fotos des Belegs erfasst werden, das an die mobile App gesendet wird, die dann die Daten automatisch ausliest und sie in das System eingibt.
• Nachverfolgung und Genehmigung von Berichten– Mitarbeiter und Führungskräfte können den Status von Spesenabrechnungen fortlaufend überwachen und diese über den Browser oder die mobile App genehmigen.

Reisemanagement (Concur Travel):

• Online-Buchung– Die intuitive Plattform ermöglicht die schnelle Reservierung von Flügen, Hotels, Mietwagen oder Bahnfahrten unter Einhaltung der Reiserichtlinien des Unternehmens.
• Große Auswahl an Angeboten– die Integration mit Anbietern gewährleistet den Zugriff auf eine breite Palette an öffentlichen, ausgehandelten und dynamischen Preisangeboten aus aller Welt, einschließlich Buchungen, die dank Concur TripLink direkt bei den bevorzugten Anbietern vorgenommen werden können.
• Personalisierung– Nutzer können Treueprogramme (Meilen oder Punkte) verknüpfen und exklusive Vorteile nutzen, was den Reisekomfort erhöht und die Reisekosten senkt; dabei wird zugleich sichergestellt, dass Buchungen, die außerhalb der Plattform getätigt werden, ebenfalls erfasst werden und den Unternehmensrichtlinien entsprechen.

Rechnungsmanagement (Concur Invoice):

• Digitalisierung von Rechnungen– das System erfasst automatisch die Daten aus Rechnungen der Dienstleister, sodass keine manuelle Eingabe mehr erforderlich ist.
• Automatisierung des Rechnungsflusses– die Einrichtung und Ausführung von Genehmigungswegen für Rechnungen beschleunigt die Prozesse und gewährleistet die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien.
• Integration in Buchhaltungssysteme– das integrierte Tool „SAP Integration with Concur Solutions“ (ICS) ermöglicht die automatische Übertragung von Daten aus SAP Concur in SAP S/4HANA Cloud Public Edition, und zwar nahezu in Echtzeit. Dadurch werden Reisekosten, Rechnungen oder Rückerstattungen für Mitarbeiter ohne manuelle Eingabe verarbeitet, was die Datenkonsistenz gewährleistet und Fehler vermeidet.

Mit diesen Funktionen unterstützt SAP Concur Unternehmen dabei, ihre Effizienz zu steigern, Zeit und Kosten zu sparen sowie die Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften sicherzustellen. Es handelt sich also um ein Tool, mit dem nicht nur die täglichen Abläufe vereinfacht werden, sondern das es Unternehmen auch ermöglicht, sich auf ihre strategischen Ziele zu konzentrieren.

Die Vorteile der Einführung von SAP Concur

SAP Concur ist eine Lösung, die sowohl für die Mitarbeiter als auch für das gesamte Unternehmen spür- und messbare Vorteile bietet, darunter die folgenden:

• Prozessautomatisierung – durch den Wegfall manueller Aufgaben lässt sich Zeit sparen und der Fokus auf strategische Tätigkeiten richten,
• vollständige Kontrolle über die Ausgaben – der Einblick in Echtzeitdaten ermöglicht eine bessere Budgetverwaltung und die Erkennung von Einsparpotentialen,
• Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien – das System setzt Ausgabenrichtlinien automatisch um und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, wodurch das Risiko von Fehlern und Verstößen auf ein Minimum reduziert wird,
• Benutzerfreundlichkeit – intuitive mobile und webbasierte Tools ermöglichen die Verwaltung von Spesen von jedem Ort aus, was den Arbeitskomfort deutlich erhöht,
• Kostenersparnis – die Vereinfachung von Prozessen und die Vermeidung von Fehlern ermöglichen eine signifikante Senkung der Betriebskosten,
• bessere operative Effizienz – dank der nahtlosen Integration werden Daten aus SAP Concur automatisch in das ERP-System übertragen, was manuelles Übertragen überflüssig macht und Buchhaltungsprozesse beschleunigt; darüber hinaus gewährleistet die Synchronisation mit anderen SAP-Tools, darunter SAP Joule (eine integrierte KI-Funktion im SAP-Ökosystem), Datenkonsistenz und optimiert die Finanzprozesse; SAP Joule unterstützt die Nutzer darüber hinaus bei der Entscheidungsfindung durch intelligente, datenbasierte Empfehlungen und Hinweise, was eine noch bessere Nutzung der Unternehmensressourcen ermöglicht.