Ein zentralisiertes System mit Selbstverwaltung der Mitarbeiter

Implementierung von SAP HCM für fünf Unternehmen
Ein zentralisiertes System mit Selbstverwaltung der Mitarbeiter
veröffentlicht
8 Februar 2022
Das Jahresende bot bei Hicron viele Anlässe zum Feiern. Einer davon war der Start eines von uns implementierten Systems für drei Gesellschaften der SuperDrob-Unternehmensgruppe und zwei Gesellschaften der CPF Poland.

Die Lösung SAP HCM für die Bereiche Personaladministration, Personalzeitwirtschaft und Personalabrechnung mit SAP Fiori-Schnittstelle und Selbstverwaltungsfunktionalität für Mitarbeiter umfasst sowohl Standardanwendungen als auch dedizierte Hicron-Produkte für das HCM-Modul. Das System wurde im Dezember 2021 in Betrieb genommen.

Eines für alle und auf alle zugeschnitten

Bei der SuperDrob-Unternehmensgruppe handelt es sich um eine dynamisch wachsende Unternehmensfamilie, die eine durchgehende Produktionskette von den Grundrohstoffen bis hin zu verarbeiteten Lebensmitteln aufweist. Bei CPF Poland wiederum handelt es sich um ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich der integrierten Agrar- und Lebensmittelindustrie, was auch Tierhaltung und Aquakultur einschließt. Aufgrund dieser komplexen Strukturen suchte der Kunde nach einem zentralisierten HR-Supportsystem für alle Einheiten.

Das neue System musste funktionale Anforderungen erfüllen, aber auch die Möglichkeit zur Entwicklung und Integration in das bestehende breit angelegte IT-Ökosystem bieten. Gleichzeitig musste sich die IT-Infrastruktur physisch am Firmensitz des Kunden befinden.
Grzegorz Zubilewicz
Grzegorz Zubilewicz
Key Account Manager bei Hicron

SAP-Lösungen garantieren Zugang zu modernster Technologie und bieten Möglichkeiten zur Weiterentwicklung des Systems und seine Erweiterung auf andere Kernbereiche wie Vertrieb, Buchhaltung, Logistik, Produktion etc., was sich für den Kunden als äußerst wichtig herausstellte. „Es handelt sich um eine in Polen entwickelte und bewährte Technologie, dank derer die SAP-Systeme auch im Hinblick auf unsere Gesetzesvorgaben und mögliche Änderungen der für einen bestimmten Unternehmensbereich relevanten Vorschriften aktualisiert werden“ , erläutert der Key Account Manager von Hicron.

GK SuperDrob und CPF Poland sind vielschichtige Unternehmen mit anspruchsvollen, komplexen Prozessen, die zudem an die Gegebenheiten aller Einheiten angepasst werden mussten, deren Tätigkeiten sich erheblich voneinander unterscheiden (Produktion, Import und Vertrieb, Verarbeitung etc.).

Wir wollten Systeme implementieren, die alle Gesellschaften der Gruppe unterstützen und gleichzeitig die Kohärenz und Klarheit der implementierten Prozesse gewährleisten. In Anbetracht der dynamischen Geschäftsentwicklung der Gruppe haben wir eine Lösung entwickelt, die eine schnelle und effektive Erweiterung des Systems ermöglicht.
Paulina Kopcinska
Paulina Kopcinska
SAP HCM Team Leader, Senior consultant SAP HCM/ SuccessFactors

Einfach zu bedienen und … in Selbstverwaltung!

Bei der Implementierung haben wir nicht nur auf die Funktionalitäten der Anwendung Wert gelegt, sondern auch auf ihren Nutzungskomfort: „Ein wichtiger Aspekt der Implementierung ist die Selbstverwaltung der Mitarbeiter mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, die es ermöglicht, das Antragsverfahren zu verschlanken und Papierformulare abzuschaffen“ , merkt Paulina Kopcińska an.

Die optimal entwickelte Schnittstelle in der FIORI-Technologie und die mobilen Anwendungen, die den Mitarbeitern die Möglichkeit zur Selbstverwaltung bieten (Einsicht in Daten, Einreichung von Urlaubsanträgen, Bearbeitung des Beschäftigungsprozesses und Gewährung von Prämien sowie Anträge auf Änderung der Beschäftigungsbedingungen, Abschluss eines Arbeitsvertrags, Beendigung eines Arbeitsvertrags und Urlaubsregelung), ist für jeden Arbeitnehmer gleichbedeutend mit einer Arbeitserleichterung. Außerdem verfügt das System über eine Reihe von Automatisierungs- und Integrationsfunktionen (e-PITy (=e-Steuererklärung), e-Declaracje (e-Erklärungen), e-PUE (Elektronische Dienstleistungsplattform der Staatlichen  Sozialversicherung ZUS)). „Die mobilen Anwendungen, die mit der Implementierung eingeführt worden sind, werden von mehr als 1.000 Nutzern genutzt, und die Gehaltsabrechnung erfasst mehr als 2.000 Personen“, verdeutlicht Grzegorz Zubilewicz die Tragweite des Projekts.

Herausforderungen, die zum Handeln motivieren

Eine wesentliche projektbezogene Herausforderung bei der Implementierung war ihre dezentrale Form, die, abgesehen von den Schulungen, alle Maßnahmen betraf“, berichtet Paulina Kopcińska über die Schwierigkeiten des Projekts, um nach einer Weile hinzuzufügen: „Dank unserer hohen Online-Verfügbarkeit war dies jedoch kein großes Problem für uns. Weitere Herausforderungen, die auf uns zukamen, waren unter anderem die Datenmigration, die einen enormen Arbeitsaufwand für die Bereinigung der Quelldaten erforderte, die Standardisierung der Arbeitsabläufe für die Entgegennahme von Anträgen durch die Festlegung von Systemregelungen und Änderungen im Zusammenhang mit dem Polnischen New Deal, was zahlreiche Tests des Teams erforderte.

Das System wurde Ende 2021 nach einer einjährigen Implementierungsphase in Betrieb genommen. Wir von Hicron leisteten auch Unterstützung bei der Inbetriebnahme und der Hypercare-Phase nach dem Start. „Wir haben dem Kunden ein dediziertes, kompetentes und dynamisches Team zur Verfügung gestellt, das durch die Herausforderungen zu einem besonderen Engagement motiviert wurde“, fasst Paulina Kopcińska zusammen.

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