IT-Outsourcing – Investition, Einsparung oder unnötige Kosten? Teil 2.

Kosten, Infrastruktur, Vertrauen
„Wenn es etwas gibt, das wir nicht effizienter, billiger und besser machen können als unsere Konkurrenz, dann ergibt es keinen Sinn, das zu machen; dann sollten wir jemanden damit beauftragen, der das besser macht als wir.” – Henry Ford.

Übertragung der Verantwortung, Rationalisierung der Kosten, Zugang zu hochkarätigen Experten – das sind Argumente, die für das Outsourcing von IT-Prozessen durch Unternehmen sprechen.

Im Bemühen um maximale Produktivität und richtiges Funktionieren von Anwendungen und Geschäftssystemen sollte man auf gute Grundlagen achten – mit anderen Worten auf eine moderne Infrastruktur. Die Kosten für die Miete oder den Bau eines eigenen Serverraums sind von vielen Faktoren abhängig – z.B. vom Ausgangszustand, von den technischen Parametern und von der Kapazität. In jedem Fall, egal ob der Serverraum nur modernisiert oder von Grund auf gebaut werden soll, müssen wir mit Kosten für den Umbau von Räumen, den Kauf von Geräten und Werkzeugen (Stromaggregate, Serverschränke, Verkabelung, Software, Server, Netzwerkgeräte), mit Kosten für die Wartung der Arbeitsplätze, mit Stromgebühren, mit Gehältern für die Administratoren und Datenbankentwickler und vielen anderen Aufwendungen rechnen. Darüber hinaus müssen noch Rücklagen für die Reparatur, weitere Modernisierungen und die Entwicklung der Infrastruktur sowie für eventuelle Verluste infolge von Ausfällen gemacht werden.

Stabile Infrastruktur und konstante Unterhaltskosten

Mit dem Outsourcing kennt das Unternehmen im Voraus die monatlichen Kosten, die ihr für die Standarddienstleistungen entstehen werden. Die Nutzung der spezialisierten Leistungen eines Rechenzentrums bedeutet gewissen Zugang zu modernen und leistungsfähigen Geräten. Der externe Serverbetrieb mindert auch das mit der Nichtverfügbarkeit der Dienstleistungen verbundene Risiko. Outsourcing-Firmen kompensieren im Rahmen des abgeschlossenen Vertrags die Sachschäden, die eventuell infolge von technischen Problemen entstehen können.

Der Bau eines Serverraums, wie er für den Betrieb einer SAP-Plattform erforderlich ist, kostet rund 630.000 Zloty. Hinzu kommen fast 30.000 Zloty monatlich für die Instandhaltung. Durch Outsourcing können diese Kosten durchschnittlich auf 7.000 bis 8.000 Zloty für denselben Zeitraum gesenkt werden.

Robert Stiller

Verkaufsleiter bei Hicron, ausgehend von den Ergebnissen der für die Kunden des Unternehmens durchgeführten ROI-Analysen

Der SAP-Betrieb in den Händen eines Partners

Anbieter der z.B. von SAP (einem Pionier in der ERP-Software) produzierten Software offerieren ihren Kunden eine Reihe von Lösungen, die dabei helfen, den kontinuierlichen Betrieb des Systems und die notwendige Wissensbasis zu gewährleisten. Zu den meistgenutzten Lösungen gehören die Wartung und der Anwendungsservice.

Das Hauptziel von SAP Maintenance ist die vielseitige Unterstützung der Plattformnutzer. Der Service gewährleistet den ständigen Zugriff auf die System-Updates und ein umfassendes Know-how. Im Rahmen des Abonnements gibt es z.B. eine Support Acadamy, die theoretische Schulungen, Sitzungen mit Experten und praktisches Online-Training mit einem Coach bietet.

Wir haben festgestellt, dass die meisten Unternehmen SAP Maintenance nur als die Kosten für den Zugriff auf Aktualisierungen betrachten, die alle SAP-Anwender bezahlen müssen. Hinter dem Begriff verbirgt sich aber sehr viel mehr – sagt Michał Guzek, Vorstandsmitglied von Hicron, einem Anbieter von IT-Systemen. – Maintenance, das bedeutet auch uneingeschränkten Zugriff auf das Wissen und die Unterstützung von Fachleuten. Die Kunden können u.a. von Schulungen und Beratungen sowie Berichten über die Systemwirksamkeit profitieren.

IT-Systeme erfordern angesichts ihrer Komplexität und ihrer Bedeutung für das richtige Funktionieren des gesamten Unternehmens ständige Serviceunterstützung. Bei einem Problem mit der Funktion der Plattform kann der Benutzer auf schnelle Hilfe seitens eines Beraterteams zählen. Die Dienstleistungen können bei Bedarf oder auf Grundlage eines festen Vertrags in Anspruch genommen werden. Die meisten Unternehmen entscheiden sich für die zweite Lösung. Die Gewährleistung der Kontinuität des Systems und Hilfe zu jeder Tageszeit sind die grundlegenden Erwartungen der Unternehmen, die auf die Unterstützung eines externen Partners zurückgreifen.

Die Kontrolle der Ausgaben ist wesentlich für das Geschäft. Bei ständiger Unterstützung können die Anwender im Rahmen der vertraglich festgelegten Zeit auf die Hilfe eines Beraterteams zählen, ohne zusätzliche Kosten verbunden mit der Investition in IT-Nischenkompetenzen einzugehen. Die jährlichen Ersparnisse können sich auf bis zu 20 Prozent belaufen, – sagt Michał Guzek von Hicron.

Auch der Anwendungsservice ist ein unerlässliches Tool für die Umsetzung der Bedingungen eines SLA (Service Level Agreement). Gegenstand eines solchen Vertrags ist die systematische Korrektur und Optimierung der Funktionsweise des Systems durch den Anbieter. Ein SLA betrifft nicht nur ERP-Systeme, sondern alle IT-Dienstleistungen, z.B.: JAVA, .Net oder PHP. Der SLA-Faktor ist umso höher, desto stabiler und besser auf die Erwartungen des Nutzers zugeschnitten die Plattform ist.

Sicherheit und Qualität schaffen Vertrauen

Davon, wie wichtig ein gut funktionierendes IT-System für ein Unternehmen ist, kann man sich schon beim ersten gravierenden Ausfall überzeugen – denn dann zeigt es sich, wie alle Unternehmensprozesse sich verlangsamen oder völlig stoppen.

IT-Outsourcing ist eine Garantie für mehr Sicherheit und bessere Dienstleistungsqualität als sie die eigenen Ressourcen gewährleisten. In den Verträgen mit Outsourcing-Firmen wird die Zeit für die Reaktion auf Meldungen und für die endgültige Behebung von Ausfällen festgelegt. Outsourcing garantiert auch einen sehr strengen Ansatz in Bezug auf den Schutz der Unternehmensdaten. Datenverluste oder Datenpannen bedeuten für die Outsourcing-Firma aller Wahrscheinlichkeit nach das Ende ihres Bestehens. Darum wenden die Unternehmen die zuverlässigsten Sicherheitsverfahren für die Einhaltung der Richtlinien bezüglich der Informationssicherheit an.

Outsourcing-Firmen haben im Prinzip einen viel besseren Zugang zu den modernsten Lösungen als ein Unternehmen, das in einem ganz anderen Bereich tätig ist. Durch die Nutzung externer IT-Ressourcen können Unternehmen auf professionelle Rechenzentren und geregelte Arbeitsstandards zählen, die die Gefahr von Ausfällen auf ein Minimum reduzieren. Ein auf externen Servern betriebenes System ist zuverlässiger: die Unterauftragnehmer wachen ständig über die kontinuierliche Funktion.