Die PKP S.A. ist einer der größten Eigentümer von Immobilien in Polen. Im Immobilienbestand der Gesellschaft befinden sich etwa 100.000 Hektar an Grundbesitz und etwa 57.000 Gebäude und Liegenschaften. Bei den von der Gesellschaft verwalteten Objekten handelt es sich nicht nur um Immobilien, die Reisenden oder der weit aufgefassten Transportbranche dienen, sondern auch um solche von kommerzieller Art.

Als Teil des gesellschaftlichen Lebens sind wir uns mehrheitlich gar nicht bewusst, wie kompliziert und zeitaufwendig die Verwaltung einer solchen Anzahl von Objekten und Grundstücken sein kann. Im Jahr 2014 bereitete sich die PKP S.A. auf die Optimierung der Geschäftstätigkeiten vor, die mit dem Verkauf und der Vermietung von Immobilien im Zusammenhang stehen, und entschied sich für die Implementierung einer in diesem Bereich bewährten Lösung – SAP Fiori. Der Partner für die Implementierung war des Unternehmen Hicron aus Breslau.

SAP Fiori bei der PKP S.A.

Fiori ist ein Werkzeug, das es durch die moderne und benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht, komplexe Geschäftsdaten über verschiedene Geräte zu verwalten. Es kann sowohl über einen Browser als auch über eine dedizierte Anwendung bedient werden. Die Bedienung ist einfach und intuitiv, da es auf den neuesten Trends basiert, die sich um die Interaktion zwischen Nutzer und Produkt drehen, und da sich die responsive Schnittstelle an das Gerät anpasst, auf dem es angezeigt wird. Dies war übrigens eine der wichtigsten Eigenschaften, welche die Wahl von SAP Fiori durch die PKP S.A. beeinflusst hatte. Die wichtigste Voraussetzung bestand darin, dass der Benutzer der Anwendung das jeweilige Objekt ansteuern und mithilfe weniger Klicks Zugriff auf die erforderlichen Daten im System erhalten kann. Dies führt dazu, dass Unternehmen, welche bis dato die Lösungen der deutschen SAP genutzt haben, „hinter den Schreibtischen hervorkommen“ und ihre Geschäftsprozesse vollkommen mobil realisieren können.
– Wir hatten eine Anfrage erhalten, welche die Erstellung eines Angebots im nichtoffenen Verfahren einer öffentlichen Ausschreibung betraf, zur Implementierung der Lösung SAP Fiori mit Zugriff auf die Funktionen des Systems SAP Real Estate, und zwar zur Immobilienverwaltung bei der PKP S.A. Die Gesellschaft stand vor den Vorbereitungen zur Konsolidierung aller Daten aus einer Quelle. Die Anforderungen des Kunden im Verlauf des Ausschreibungsverfahrens waren hoch, wir mussten eigene Erweiterungen vorschlagen und entwickeln, die sich im Rahmen des operativen Betriebs gegenüber den spezifischen geschäftlichen Anforderungen zu bewähren hatten. SAP Fiori ist eine Lösung, die den Bedürfnissen der Gesellschaft in Hinblick auf die Verwaltung der Objekte und zugehörigen Grundstücke perfekt entsprach. – sagt Adam Warszewski, Vertriebsdirektor bei Hicron.
– Die Hauptnutzer des Systems sollten die Manager und Verwalter der Immobilien von PKP S.A. sein, die bis zu diesem Zeitpunkt weder einen Fern- noch einen direkten Zugriff auf die Daten in SAP RE hatten. Es war uns an einer Cross-Plattform-Lösung gelegen, die von verschiedenen Betriebssystemen aus erreichbar sein sollte, sowohl von einem Browser aus als auch über eine dedizierte Anwendung mit integrierter GPS-Funktion. Die gesamte Systemarchitektur musste unsere Immobilien erfassen, beinahe 57.000 alleinstehende Gebäude und Liegenschaften sowie mehr als 100.000 Hektar an Grundbesitz, darin inbegriffen Objekte in öffentlicher Nutzung. Es war daher notwendig, ausgebaute Werkzeuge zur Verwaltung einzuführen. Zugleich wollten wir auf eine mobile Lösung setzen, die es unseren Mitarbeitern ermöglicht, den Zustand einer Immobilie zu bewerten, ohne vor Ort sein zu müssen. Wichtig war uns auch die Übertragung von Daten in Echtzeit, um umgehend das Potential einer Immobilie einschätzen und die Instandhaltungskosten bewerten zu können – sagt Grażyna Krusiewicz, stellvertretende Direktorin der Abteilung für Teleinformatik bei der PKP S.A.

Ein noch besseres Fiori

Im Fall der Implementierung von SAP Fiori für die PKP S.A. war es notwendig, eine spezielle Infrastruktur in Form von zusätzlichen Anwendungen zu entwickeln, die auf der Grundlage von Fiori arbeiten. Der Zugriff auf die Daten von SAP RE wurde durch 7 dedizierte Module gewährleistet:

1)    Immobilien-Einheiten
2)    Gebäude/Liegenschaften
3)    Grundstücke
4)    Mietobjekte
5)    Geschäftspartner
6)    Zähler
7)    Verträge

Die Aufgabe dieser Module ist das Auslesen der Daten im Online-Modus.
– Der mobile Zugriff auf die Anwendungen war für unsere Bedürfnisse von entscheidender Bedeutung. Wir kümmern uns landesweit um die Instandhaltung und Wartung von Immobilien, wobei es sich um verschiedene Objekte mit unterschiedlichen Anforderungen und Funktionen handelt. Diese Immobilien werden von 350 Managern und Verwaltern im SAP-System aufgezeichnet, die ihre Arbeit – dank SAP Fiori – vollständig mobil erledigen können. Bis zum Zeitpunkt der Implementierung hatten sie außerhalb der Büroräume keinen Zugriff auf die Daten zu den einzelnen Gebäuden oder Grundstücken. Daher rührte die Notwendigkeit, ein solches System zu implementieren. Es handelt sich dabei um ein Grundformat unserer Anforderungen, wobei wir planen, diese in Übereinstimmung mit den Bedürfnissen unserer Nutzer weiterzuentwickeln. – sagt Michał Malarowicz, Stellvertretender Projektleiter bei der PKP S.A.

Wie sollte eine dedizierte Lösung geschrieben werden?


Gegenstand des Vertrags zwischen Hicron und der PKP S.A. war die Entwicklung, Lieferung, Implementierung und Integration von mobilen Anwendungen, die SAP Fiori nutzen.
– Als grundlegende Annahme sollten die Anwendungen als handliche und tragbare Wissensquellen für mehrere hundert Mitarbeiter verstanden werden, die sich mit den Liegenschaften in der Abteilung für Immobilienverwaltung der PKP S.A. beschäftigen. Wir haben eine Lösung ausgearbeitet, die den Komfort der Arbeitsvorgänge steigern und sie zugleich deutlich beschleunigen sollte. Die Mitarbeiter der PKP S.A. benötigen nun keine Notizen mehr, die sie später ins System eingeben müssen. Der gesamte Vorgang wird mithilfe eines mobilen Geräts durchgeführt, also per Tablet oder Smartphone. Bevor wir jedoch begonnen haben, die entsprechende Codezeilen zu schreiben, hatten wir einen klickbaren Prototyp mit logischem Aufbau und Grafikdesign entwickelt. – sagt Paweł Małecki, Projektmanager bei Hicron.

Der eigentliche Prozess zur Entwicklung und späteren Implementierung erforderte viel Disziplin. Aufgeteilt in 8 Projektphasen hatten wir eine sehr kurze Bearbeitungszeit zur Verfügung, wobei jede einzelne Phase mit einem Treffen des Lenkungsausschusses beendet wurde. Derzeit befindet sich das Projekt in der letzten Phase, also der Stabilisierung.
– Das Projekt war schwierig, zugleich aber auch nicht schwierig. Die eigentliche Anwendung war kein Problem, allerdings mussten wir unter enormem Zeitdruck arbeiten. Zum Glück hatten wir ein großartiges Team, das es uns ermöglichte, alle möglichen Produktionsstörungen rechtzeitig zu erkennen. Im Rahmen der Zusammenarbeit konnte die PKP S.A. die Option namens „Budget“ in Anspruch nehmen, die in Hinblick auf die Entwicklung der aktuellen und zukünftigen Lösungen erstellt worden ist. – führt Małecki fort.

Remote-Umsetzung des Projekts ist kein Problem

Nach dem offiziellen Start der Zusammenarbeit, also nach dem Gewinn der Ausschreibung, machten sich beide Seiten sofort an die Arbeit. – Beim Ausschreibungsverfahren ging es nicht nur um den Preis, sondern auch um Kriterien wie Erfahrung und Eignung des Projektteams. Die Umsetzung begann sehr schnell. Die erste Phase des Projekts wurde schon eine Woche nach der Unterzeichnung des Vertrags eingeläutet. – sagt Michał Malarowicz von der PKP S.A. – Eine Besonderheit des Projektes war, dass es nicht vor Ort durchgeführt worden ist. Die Möglichkeiten, sich von Angesicht zu Angesicht zu treffen, waren eingeschränkt, also arbeiteten wir hauptsächlich auf der Basis von E-Mails und Telefonaten zusammen, und dennoch war es eine sehr effektive Arbeit. – fasst Malarowicz zusammen.

Mehr über Fiori?

SAP Fiori ist eine Lösung, die nicht ausschließlich auf die Immobilienverwaltung ausgerichtet sein muss. Mit ihrer Hilfe kann man auch die Nutzung der klassischen Lösungen SAP ERP on HANA verbessern. Sie vereinfacht den Informationsfluss zwischen den an Geschäftsprozessen im Unternehmen beteiligten Mitarbeitern, ermöglicht die Bestätigung von Bestellungen, die Umsetzung von Lagertätigkeiten oder Verbuchung von Rechnungen auf fließende Art und Weise, und zwar ohne dass man sich mit einem bestimmten Gerät oder dediziertem Netzwerk verbinden muss. Als mobile Lösung ermöglicht Fiori den Zugriff auf die unternehmensinternen Informationen von jedem Gerät aus. Zugleich gewährt es IT-Administratoren die Möglichkeit, jedem Benutzer geeignete Berechtigungsstufen zuzuweisen.

So können wir mithilfe von Fiori zum Beispiel Führungskräften Zugriff auf alle ihr Team betreffenden Verträge, Bestellungen, Einkaufskörbe, Zeiterfassungsbögen, Kosten oder Genehmigungen von Anträgen zuweisen. Die Mitarbeiter können auch Anträge ausfüllen oder Zugriff auf Zeiterfassungsbögen, Dienstreisen, Löhne und Einkaufskörbe erhalten. Wir können auch den Umfang der Daten für eine bestimmte Berufsgruppe in unserem Unternehmen spezifizieren, beispielsweise für Vertriebsmitarbeiter. Wir können sie berechtigen, Kundenaufträge zu erstellen, zu ändern und zu verfolgen, Lieferungen und Rechnungen an Kunden zu überwachen oder den Preis und die Verfügbarkeit von Produkten zu überprüfen usw. Die Business-Anwendung Fiori bietet eine breite Palette von Einsatzmöglichkeiten und erfüllt gerade in der heutigen Zeit, bei der es auf eine schnelle Reaktion auf die Marktanforderungen ankommt, ihre Rolle perfekt.