E-Payslips

Dabei handelt es sich um eine SAP-Erweiterung, mit der Sie Gehaltsabrechnungen online übermitteln können.

Über die Lösung

Die monatliche Zustellung der Gehaltsabrechnungen in Papierform kann ein zeitaufwendiger Prozess sein, insbesondere in Unternehmen, die viele Mitarbeiter beschäftigen oder eine fragmentierte Struktur aufweisen. Eine immer stärker verbreitete Lösung sind Gehaltsabrechnungen in elektronischer Form.

Die Experten von Hicron haben eine proprietäre Erweiterung des Moduls SAP PY entwickelt, die einen vollständig sicheren Onlineversand der Gehaltsabrechnungen an die vom Mitarbeiter angegebene Mailadresse ermöglicht. Die Automatisierung des Prozesses spart Zeit und Geld für die sonst notwendige Zustellung der Dokumente, wobei die eigentliche Implementierung der Lösung schnell erledigt ist und der Personal- und Abrechnungsabteilung keine Arbeit verursacht.

Funktionalitäten der Lösung

Zu den wichtigsten Lösungsmerkmalen gehören:

  • Automatischer Versand von Gehaltsabrechnungen zum angegebenen Datum
  • Verschlüsselung der PDF-Dateien mit den Gehaltsabrechnungen
  • Verknüpfung der Personalnummer eines Mitarbeiters mit einer E-Mail-Adresse und einer Telefonnummer
  • Zusätzliche Verschlüsselung von gesendeten Nachrichten
  • Versenden von Passwörtern per SMS

Vorteile der Lösung

Der größte Vorteil des Tools ist die Integration mit den Daten von SAP Human Capital Management (HCM) und SAP Payroll, die die Korrektheit der versendeten E-Lohnabrechnungen garantiert.

Vorteile für die Personal- und Abrechnungsabteilung
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  • Automatisierung des Prozesses für die Zustellung der Gehaltsabrechnungen
  • Reale Einsparungen von Zeit und Geld, die sonst für die Bearbeitung der Dokumente nötig wären
  • Vermeidung eventueller Fehler beim Versand
  • Sicherheit des Prozesses
Vorteile für den Mitarbeiter
  • Komfort: die Gehaltsabrechnung wird an die angegebene E-Mail-Adresse versendet
  • Sicherheit: Zugriff auf das Dokument nur mittels Passwort
  • Zeitersparnis: die Gehaltsabrechnung kommt immer pünktlich
  • Mobilität: Möglichkeit zum Empfang des Passwortes in einer SMS-Nachricht

Warum sollten Sie das Hicron-Tool verwenden?

Die Anwendung E-Gehaltsabrechnung wurde so entwickelt, dass die vollständige Vertraulichkeit der übertragenen Daten gewährleistet ist. Die Lohnabrechnungen – 1:1 so erstellt, wie sie im SAP-System aussehen – werden nirgends gespeichert. Die Daten werden verschlüsselt und noch im selben Moment versendet, während die E-Mail selbst automatisch aus dem System gelöscht wird.

  • Es besteht also keine Gefahr, dass sensible Mitarbeiterdaten gestohlen und missbraucht werden können.
  • Eine weitere Option ist die Konfiguration eines der effektiven Datenverschlüsselungs-Tools.
  • Neben der Lösung E-Gehaltsabrechnung bieten wir auch Unterstützung bei der Migration der notwendigen Daten in das SAP-System.
  • Es besteht auch die Möglichkeit, ein zusätzliches Produkt zu implementieren, das den Benutzern persönliche Zugangspasswörter über SMS-Nachrichten an eine vorab im System festgelegte Nummer zur Verfügung stellt.

Case study

e-Payslips

Einer der ersten Kunden, der ePayslips nutzte, war KPPD. Das Unternehmen beschäftigt über 1000 Mitarbeiter in Holzproduktionsbetrieben und Lagerhäusern, die sich an insgesamt 14 Standorten befinden. Um den Verteilungsprozess der Gehaltsabrechnungen zu verbessern, entschied sich der Kunde, unsere Lösung zu implementieren.

Wir haben uns entschieden, ePayslips zu implementieren, um einen weiteren zeitaufwendigen Prozess zu optimieren. Alle Arbeiten wurden von Hicron-Beratern mit gebührender Sorgfalt durchgeführt. Dadurch spart die Automatisierung und der Versand von Lohnabrechnungen per E-Mail Zeit und Geld und sorgen für einen fehlerfreien Ablauf und die Einhaltung entsprechender Sicherheitsstandards.

Piotr Podgórski
IT Manager bei KPPD

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