SAP HCM Payroll – Einfachheit und Vielseitigkeit
In modernen und erfolgreichen Organisationen steht der Mensch im Vordergrund und seine Interessen werden an die erste Stelle gestellt. Dafür ist eine ordnungsgemäße Verwaltung von Unterlagen und Geldmitteln für Beschäftigte und Dienstleistungsunternehmen von entscheidender Bedeutung.
Die Personalabrechnung in SAP HCM ist eines der Schlüsselelemente des SAP-HCM-Systems. Die Hauptfunktion der Lösung besteht darin, die Lohn- und Gehaltsabrechnung für die Mitarbeiter des Unternehmens zu erstellen. Das System ist so strukturiert, dass alle Prozesse im Zusammenhang mit der Bearbeitung der Finanz- und Mitarbeiterdaten der Organisation automatisiert sind. Die Kombination des SAP-HCM-Systems mit dem Self-Service-Portal ermöglicht die Selbstausfüllung von Anträgen, zum Beispiel für Dienstreisen. Die Lösung bietet auch die Möglichkeit, Informationen über krankheitsbedingte Fehlzeiten aus ePUE zu laden und auf der Gehaltsabrechnung zu berücksichtigen. Mit diesem System können die Mitarbeiter selbst Dienstreisen abrechnen oder Lohnabrechnungen erhalten.
Die Buchhalter und die Personalabteilung hingegen erhalten die Möglichkeit, von einem einzigen System aus Unterlagen an die sie betreffenden Institutionen zu senden. Dadurch wird die Arbeit der Organisation rationalisiert und beschleunigt.
Verbesserte Abrechnungsfunktionen in SAP HCM
Die Lohn- und Gehaltsabrechnungslösung im SAP-HCM-System bietet dem Unternehmen eine Reihe von Funktionalitäten, mit denen die Kontinuität der Geschäftsprozesse und ein intakter, effizienter Betrieb der einzelnen Abteilungen gewährleistet werden können. Hier sind einige von ihnen:
Gehaltsabrechnungen
Sie ermöglichen sowohl eine laufende als auch regelmäßige, zukünftige und nachträgliche Abrechnungen. Dies ist besonders nützlich für Organisationen mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern oder solchen, die in ständiger Geschäftsbeziehung zu anderen Unternehmen stehen, etwa zu Lieferanten. Die Abrechnung der Gehälter kann auf verschiedene Weise erfolgen, so dass die Benutzer viele Möglichkeiten haben. Dazu gehört unter anderem die kollektive Abrechnung einer ausgewählten Gruppe von Menschen beliebiger Größe. Durch das Anlegen eines Abrechnungsbereichs kann der Anwender gleichzeitig die Abrechnung der Gehälter vornehmen, beispielsweise auf der Basis von Stunden-, Monats- oder Akkordentlohnung.
In diesem Fall ist der Katalog der einzelnen für das Gehalt relevanten Komponenten, der mit SAP HCM geliefert wird, sehr hilfreich. Er dient als Grundlage für die Abrechnung der Löhne und ist zugleich die Basis für die Anpassung des Systems an die Bedürfnisse des Benutzers. Mit seiner Hilfe ist es möglich, einer abzurechnenden Gruppe entsprechende Merkmale zuzuordnen. Dies ermöglicht die automatische Abrechnung von Zahlungen, die einem bestimmten Datum zugeordnet sind, oder von Arbeitnehmern / Auftragnehmern / Mitarbeitern, die bestimmten Vergütungsformen unterliegen. Dank ihrer umfassenden Anwendung ermöglicht diese Funktion zum Beispiel auch die Abrechnung ausstehender Gehälter von Mitarbeitern, die das Unternehmen bereits verlassen haben.
Anpassung der SAP HCM-Lösung an gesetzliche Änderungen
Bei der Buchhaltung einer Organisation geht es nicht nur darum, Gehälter zu berechnen, Steuern zu zahlen und Rechnungen zu begleichen. Es handelt sich dabei auch um die schwierige Kunst, das Steuerrecht oder die Versicherungsformalitäten zu verstehen und zu kennen. Auch in dieser Hinsicht funktionieren die Zahlungen in SAP HCM reibungslos. Das System wird auf dem neuesten Stand gehalten und an die Änderungen der Vorschriften für die Verwaltung des Humankapitals angepasst. Es ermöglicht die automatische Berechnung von ZUS- oder PPK-Beiträgen sowie von Steuern und weiteren Leistungen und hilft so dabei, der Personalabteilung Zeit zu sparen.
Rückwirkende Abrechnung
Diese Funktion schützt das Unternehmen vor unausgeglichenen Zahlungen im Zusammenhang mit zurückliegenden Abrechnungen. Bei finanziellen Verpflichtungen des Arbeitgebers, die sich zum Beispiel daraus ergeben, dass ein Arbeitnehmer für den Vormonat krankgeschrieben war oder dass er rückwirkende Erhöhungen erhält, gleicht das System automatisch die Beträge auf der Abrechnung des laufenden Monats aus. Dies gilt auch für Korrekturen von Rechnungen, die beispielsweise von einem Dienstleister gestellt werden. Das SAP-System selbst registriert solche Rückstände und die Notwendigkeit einer Neuberechnung der Vormonate. Auf der Grundlage der neuen Berechnung überträgt es die Differenz auf den laufenden Monat und nimmt so die Anpassung vor.
Welchen Nutzen hat das Unternehmen vom SAP-HCM-System und von der Übertragung der Lohn- und Gehaltsabrechnung auf dieses System?
Die Implementierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung in das Unternehmen als Modul des SAP-HCM-Systems ermöglicht es allen operativen Anwendern, viele Prozesse zu automatisieren. Es bietet den Mitarbeitern Komfort bei der Arbeit an der Dokumentation und Abrechnung sowie ein hohes Maß an Autonomie.
Diese Lösung hat viele Vorteile. Daher verwenden wir sie selbst bei Hicron. Dank unserer langjährigen Erfahrung mit der Zahlungsabwicklung im SAP-HCM-Systemmodul können wir die Vorteile des Systems nachvollziehen.
Zu diesen Vorteilen gehören unter anderem die folgenden:
- verbesserter Umlauf von Dokumenten der Mitarbeiter sowie der Kunden der Organisation,
- Reduzierung der Papierdokumente auf ein notwendiges Minimum, ermöglicht durch die Selbstbedienungsfunktion,
- breite Palette von Funktionalitäten der Lösung und ihre jeweiligen Entwicklungswege, die auf die Bedürfnisse des Anwenders zugeschnitten sind und eine Verringerung der Anzahl der für die Lohnbuchhaltung verwendeten Systeme ermöglichen,
- Flexibilität des Lohn- und Gehaltsabrechnungsmoduls, was zu einer Optimierung der Geschäftsprozesse im Zusammenhang mit der Abwicklung von Finanzen und Bearbeitung von Dokumenten im Hinblick auf die Verwaltung des Humankapitals im Unternehmen, die Verwaltung von Mitarbeiterdaten sowie die Abrechnung ihrer Gehälter führt, wobei Änderungen in der Dokumentation in Echtzeit vorgenommen werden können,
- Richtigkeit und Konsistenz der Daten dank einer zuverlässigen Abwicklung der HR- und Lohnbuchhaltungsprozesse und somit Automatisierung der Prozesse und Einsparungen der Arbeitszeit, die zuvor für deren eigenständige Bearbeitung aufgewendet werden musste,
- strukturierte Prozedur zur Eingabe von Mitarbeiterdaten für bestimmte HR-Ereignisse; dank der Infotypen, durch die der Benutzer geführt wird, laufen die HR-Prozesse in einer geeigneten Chronologie ab, und zugleich wird das Risiko minimiert, wichtige, erforderliche Informationen auszulassen; außerdem werden die Daten im Zusammenhang mit diesen Prozessen zu einem gesetzlich festgelegten Zeitpunkt im System gespeichert, so dass der Benutzer freien Zugang zu ihnen hat,
- Erstellung von Dokumenten mit Hilfe des HCM-Systems von SAP, das die Vereinheitlichung ihrer Vorlagen ermöglicht, die automatisch mit den relevanten Daten aus der Akte des Mitarbeiters ergänzt werden, in der auch seine elektronischen Dokumente gespeichert sind, was den Zugang zu ihnen erheblich erleichtert und die Arbeit der Personalabteilung optimiert,
- automatische Speicherung der Daten des Zahlungspflichtigen, die für die Anmeldung bei der Sozialversicherungsanstalt ZUS erforderlich sind; nach der Erfassung aller erforderlichen Daten ist es möglich, eine XML-Datei zu erstellen und in den Bereich des Zahlungspflichtigen zu importieren,
- Speicherung aller Daten über die Betriebszugehörigkeit und die Arbeitszeit des Arbeitnehmers im System, wodurch es möglich ist, automatisch Urlaubsbeschränkungen zu generieren; die Katalogisierung der Abwesenheitsarten ermöglicht eine genaue Erfassung der Arbeitszeit,
- automatische Erstellung von Berichten, die es ermöglichen, in kurzer Zeit mehrere Abrechnungskomponenten für mehrere Mitarbeiter zu erfassen, und zwar dank der Übertragung von Daten in Abrechnungsinfotypen,
- Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung dank des Kontrolldatensatzes; er gibt den Abrechnungszeitraum vor und definiert die maximale Zeit für die Rückrechnung der Löhne und Gehälter, so dass die Benutzer die Lohn- und Gehaltsabrechnung ihrer Mitarbeiter nicht mehr selbst kontrollieren müssen.
Warum lohnt es sich, mit Hicron zusammenzuarbeiten?
Als langjähriger SAP-zertifizierter Partner haben wir uns das Vertrauen von Kunden aus der ganzen Welt erworben. Wir sind ein polnisches Unternehmen, das sich hohe Ziele setzt und globale Projekte realisiert. Wir führen Implementierungen von ERP-Systemen für Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitern durch. Und wir entwickeln Dutzende von individuellen Lösungen, die nicht nur auf das SAP-System, sondern auch auf die Anforderungen und spezifischen Geschäftsprozesse unserer Kunden zugeschnitten sind.
Wenn Sie noch über die Implementierung von SAP HCM in Ihrem Unternehmen nachdenken und Fragen zur Gehaltsabrechnung in diesem Modul haben, wenden Sie sich bitte einfach an unsere Spezialisten. Wir von Hicron begleiten Ihr Unternehmen sicher durch jeden Schritt der SAP-HCM-Systemimplementierung und helfen Ihnen dabei, maßgeschneiderte Lösungen für die Personalabteilung Ihres Unternehmens zu entwickeln.
