SAP HCM – Prostota i uniwersalność
W nowoczesnych i odnoszących sukcesy organizacjach to ludzie są nadrzędną wartością i ich interes stawiany jest najwyżej. Dlatego właściwe zarządzanie dokumentacją i środkami finansowymi przeznaczonymi na pracowników i wykonawców usług to podstawa.
Płace w SAP HCM są jednym z kluczowych elementów modułu HCM systemu SAP. Podstawową funkcją rozwiązania jest przetwarzanie list płac pracowników w firmie. Zostały one skonstruowane w taki sposób, aby wszelkie procesy związane z obsługą dokumentacji zarówno finansowej jak i pracowniczej organizacji były zautomatyzowane. Połączenie systemu SAP HCM z portalem samoobsługi pozwala na samodzielne wypełnianie przez pracowników wniosków np. dotyczących delegacji. Rozwiązanie daje również możliwość zaczytania informacji o zwolnieniach lekarskich z ePUE i rozliczenie ich na listach płac. Z tym systemem pracownicy mogą sami rozliczać wjazdy służbowe lub pozyskiwać paski płacowe.
Księgowi i dział kadr natomiast mają możliwość przesyłania dokumentacji do instytucji ich obsługujących z poziomu jednego systemu. To usprawnia i przyspiesza pracę organizacji.
Rozbudowane funkcje płac systemu SAP HCM
Rozwiązanie płac w systemie SAP HCM zapewnia firmie szereg funkcjonalności, które umożliwiają zachowanie ciągłości procesów biznesowych i nienaruszoną, sprawną pracę każdego jego działu. Oto tylko kilka z nich:
Rozliczenia listy płac
To narzędzie umożliwia dokonanie rozliczeń zarówno bieżących, jak i regularnych, przyszłych, a także wstecznych. Jest to przydatne szczególnie w organizacjach, w których zatrudniona jest duża liczba pracowników lub takich, które prowadzą stałą współpracę z innymi przedsiębiorstwami, na przykład dostawcami. Dokonywanie rozliczeń listy płac może odbywać się w różny sposób, dając użytkownikom wiele możliwości. Jedną z nich jest między innymi zbiorcze rozliczenie wybranej grupy osób o dowolnej liczebności. Tworząc jeden obszar rozliczenia użytkownik może jednocześnie dokonać rozliczenia pensji na podstawie wynagradzania, przykładowo: godzinowego, miesięcznego, akordowego.
W tym przypadku bardzo pomocny jest katalog składników wynagrodzenia, dostarczany wraz z SAP HCM. Stanowi on wzorzec rozliczania pensji, a także jest podstawą dopasowywania systemu do potrzeb użytkownika. Z jego pomocą możliwe jest nadanie odpowiednich cech rozliczanej grupie. Pozwala to automatycznie rozliczać wypłaty przypisane na konkretny termin lub pracownikom/zleceniobiorcom/współpracownikom podlegającym konkretnym formom wynagradzania. Dzięki swojemu szerokiemu zastosowaniu ta funkcja umożliwia też chociażby rozliczanie zaległych pensji pracowników, którzy zakończyli już pracę w firmie.
Dopasowanie rozwiązania SAP HCM do zmian prawnych
Praca nad rozliczeniami organizacji to nie tylko przeliczanie wynagrodzeń, odprowadzanie podatków, opłacanie faktur. To także niełatwa sztuka rozumienia i znajomości prawa podatkowego, czy formalności dotyczących ubezpieczeń. Także tutaj płatności w SAP HCM sprawdzą się doskonale. System jest na bieżąco aktualizowany i dostosowany do zmian zachodzących w przepisach dotyczących zarządzania kapitałem ludzkim. Pozwala automatycznie wyliczać składki ZUS, PPK, podatki i najróżniejsze świadczenia, tym samym przyczyniając się do zaoszczędzenia czasu pracowników działu kadr.
Rozliczenie wsteczne
Ta funkcja zabezpiecza przedsiębiorstwo przed niewyrównanymi płatnościami dotyczącymi przeszłych rozliczeń. W przypadku zobowiązań finansowych pracodawcy wynikających przykładowo z dostarczenia przez pracownika zwolnienia lekarskiego za poprzedni miesiąc czy wstecznych podwyżek, system automatycznie wyrównuje kwoty na liście płac bieżącego miesiąca. Dotyczy to także korekt do faktur przesyłanych chociażby przez wykonawcę usług. System firmy SAP sam rejestruje takie zaległości i powinność ponownego rozliczenia ubiegłych miesięcy. Na podstawie nowego wyliczenia nanosi różnicę na bieżący miesiąc, dokonując tym samym wyrównania.
Jakie korzyści organizacji daje system SAP HCM i przeniesienie do niego płac?
Wdrożenie do przedsiębiorstwa płac w module HCM systemu firmy SAP pozwala wszystkim obsługującym go użytkownikom na zautomatyzowanie wielu procesów. Dzięki niemu pracownicy zyskują komfort w pracy nad dokumentacją i rozliczeniami, a także dużą samodzielność.
Rozwiązanie ma wiele zalet. Sami korzystamy z nich w Hicron. Lata doświadczenia w korzystaniu z obsługi płatności w module systemu SAP HCM pozwalają nam dostrzec korzyści płynące z zastosowania tego systemu.
Są to między innymi:
- usprawniony obieg dokumentów pracowników jak i klientów organizacji,
- redukcja papierowych wersji dokumentów do niezbędnego minimum, dzięki funkcji samoobsługi,
- szeroki wachlarz funkcjonalności rozwiązania i ich dróg rozwoju, dopasowanych do potrzeb użytkownika, pozwalający zmniejszyć ilość systemów wykorzystywanych do rozliczania płac,
- elastyczność płac w tym module, prowadząca do optymalizacji procesów biznesowych związanych z obsługą finansów i dokumentów dotyczących zarządzania kapitałem ludzkim w firmie, administracją danych pracowników, a także rozliczaniem ich list płac, zmian w dokumentacji można dokonywać w czasie rzeczywistym
- poprawność i spójność danych, dzięki rzetelnej obsłudze procesów kadrowo-płacowych, a tym samym automatyzacja procesów i oszczędność czasu pracy, dawniej poświęconego na ich samodzielną obsługę,
- uporządkowana procedura wprowadzania danych pracownika do konkretnych zdarzeń kadrowych; dzięki infotypom, które zawierają wszystkie niezbędne informacje o pracownikach oraz systemowi wspierającemu użytkownika w ich odpowiednim uzupełnianiu, procesy kadrowe odbywają się w odpowiedniej kolejności i minimalizowane jest ryzyko pominięcia istotnych, wymaganych informacji, a dodatkowo, dane związane z tymi procedurami przechowywane są w systemie w okresie uwarunkowanym wymogami prawnymi, dzięki czemu użytkownik ma do nich swobodny dostęp,
- generowanie dokumentów z wykorzystaniem systemu HCM firmy SAP pozwalające na ujednolicenie ich szablonów i automatyczne uzupełnianie odpowiednimi danymi z kartoteki pracownika, w której przechowywane są również jego dokumenty w wersji elektronicznej, co znacznie ułatwia do nich dostęp i usprawnia pracę działu kadr,
- automatyczne gromadzenie koniecznych do zgłoszenia w ZUS danych płatnika; po zebraniu wszystkich wymaganych, można za ich pomocą wygenerować plik XML i zaimportować go do Płatnika,
- przechowywanie w systemie wszelkich danych dotyczących stażu i czasu pracy pracownika, dzięki czemu możliwe jest automatyczne generowanie się limitów urlopowych, a katalogowanie rodzajów nieobecności umożliwia prowadzenie dokładnej ewidencji czasu pracy,
- automatyczne tworzenie raportów, pozwalających na wprowadzenie wielu składników płacowych dla wielu pracowników w krótkim czasie, dzięki przesyłaniu danych do infotypów płacowych,
- automatyzacja naliczania listy płac, dzięki rekordowi sterującemu; narzuca on okres rozliczeniowy oraz definiuje maksymalny czas wstecznego przeliczania wynagrodzenia, a to zwalnia użytkowników z konieczności samodzielnego kontrolowania listy płac pracowników.
Dlaczego warto podjąć współpracę z Hicron?
Jako wieloletni, certyfikowany partner SAP, zdobyliśmy zaufanie Klientów z całego świata. Jesteśmy polską firmą, która mierzy wysoko i realizuje globalne projekty. Przeprowadzamy wdrożenia systemów ERP dla liczących tysiące pracowników organizacji. Projektujemy dziesiątki indywidualnych rozwiązań dopasowanych nie tylko do systemu SAP, ale też do potrzeb i specyficznych procesów biznesowych Klientów.
Jeśli nadal zastanawiasz się nad przeniesieniem swojej organizacji do systemu SAP HCM i masz pytania dotyczące płac w tym module, nawiąż kontakt z naszymi specjalistami. W Hicron przeprowadzimy Twoje przedsiębiorstwo bezpiecznie przez każdy etap wdrożenia systemu SAP HCM, a także pomożemy Tobie stworzyć rozwiązania dopasowane do potrzeb pracowników działu kadr w Twojej firmie.
