Hicron DMS Cockpit- Dokumentenmanagement-System

Schneller und einfacher Zugriff auf alle Dokumente im SAP System dank einer intuitiven auf SAP Fiori basierter Lösung.
Hicron DMS  Cockpit- Dokumentenmanagement-System

Schneller und einfacher Zugriff auf alle Dokumente

Hicron DMS Cockpit ist ein Dokumentmanagementsystem, das bei der Integration mit dem SAP-System einen einfachen und schnellen Zugriff auf Dokumente ermöglicht, die an verschiedenen Stellen im SAP-System erfasst worden sind (auch in SAP PM und SAP RE-FX-Modulen). Dies ermöglicht Ihnen, eine Baumstruktur aller in Ihrem Unternehmen verwendeten Dokumente zu erstellen, wobei Verknüpfungen zu dem Ort angezeigt werden, an dem sie gespeichert sind.

Auf diese Weise geht die Suche und Verwaltung eines Dokuments (Kopieren, Hochladen, Bearbeiten, Hinzufügen und mehr) einfacher und schneller vonstatten als jemals zuvor. Eine große Hilfe ist eine intuitive Benutzeroberfläche (dank der Technologie SAP Fiori) und die Möglichkeit, die Ansicht zu personalisieren, mit Zugriff auf die am häufigsten verwendeten Strukturen.

Mit dem Hicron DMS Cockpit werden Tausende von Dokumenten übersichtlich und außerordentlich strukturiert aufbewahrt. Darüber hinaus ist die Erreichbarkeit sehr einfach, unter anderem durch umfangreiche Funktionen zur Suche nach Tags und definierten Kriterien.

Funktionen der Lösung

Wie kann das Tool das Dokumentationsmanagement im SAP-System verbessern?

  • Zugriff auf alle im SAP-System gespeicherten Dokumente von der Ebene einer Anwendung (Browser, mobiles Gerät) aus
  • Visualisierung von Dokumenten nach Baumstruktur
  • Möglichkeit zur Personalisierung der Ansicht
  • Dokumentenmanagement: Suche nach vorgegebenen Kriterien, Senden eines Verknüpfungslinks zu einer Datei, Scannen, Herunterladen, Auslesen, Filtern, Kopieren, Hinzufügen etc.
  • mehrseitiges Scannen und Möglichkeit, das gescannte Dokument automatisch an seinen Bestimmungsort im SAP-System hinzuzufügen.
  • Suchkriterien: nach Region, Gebäude, Dokumenttyp, Dokumentenzweck, wirtschaftliche Einheit
  • Unterstützung von Dokumenten in verschiedenen Formaten: Grafikdateien, Textdateien, PDF, Präsentationen und weitere
  • Regeln für die Gewährung von Zugriffsrechten auf Dokumente gemäß den Berechtigungen im SAP-System

Vorteile der Lösung

KLARHEIT
Einführung von Regeln für die Benennung von Dokumenten (im Rahmen des Projekts)
GESCHWINDIGKEIT
sofortiger Zugriff auf das gewünschte Dokument
EINFACHHEIT
einfacher Zugriff auf Dokumente
INTUITIVITÄT
benutzerfreundliche SAP-FIORI-Schnittstelle
INTEGRATION
Zugriff auf elektronische Dokumente von einem einzigen Standort aus
SICHERHEIT
Zugriff auf Dokumente gemäß den Berechtigungen im SAP-System
EINSPARUNGEN
geringere Arbeitskosten in Hinblick auf die Dokumentensuche und -verwaltung

Warum lohnt es sich SAp DMS Cockpit zu nutzen?

Das Tool ermöglicht die Eingabe von Regeln für die Benennung von Dokumenten (als Projektelement), was die Orientierung erleichtert
Hicron DMS Cockpit bietet sofortigen Zugriff auf das gewünschte Dokument
Die benutzerfreundliche und intuitive SAP-Fiori-Oberfläche erleichtert den Zugriff auf Dokumente und vereinfacht deren Verwaltung
Dank der Integration des Tools mit dem SAP-System sind alle elektronischen Dokumente an einem Ort verfügbar
Das Tool ermöglicht den Zugriff auf Dokumente gemäß den im SAP-System vergebenen Berechtigungen und gewährleistet so die Datensicherheit
Ein verbessertes Dokumentationsmanagement bedeutet geringere Kosten – zum Beispiel durch die Reduzierung der Zeit, die für die Suche nach einer bestimmten Datei benötigt wird

Video über Hicron DMS Cockpit

 

FAQ

Worum handelt es sich bei SAP DMS? SAP DMS ist ein Modul des SAP-Systems zur grundlegenden Verbesserung der Verwaltung und Optimierung der Dokumentenablage im Unternehmen. Verbessert wird auch die Effizienz durch eine bessere Organisation der Geschäftsprozesse. Unterstützt wird auch die Datensicherheit mit Optionen für die Zugriffsverwaltung, Sicherheitstools und einer digitalen Unterschriftsfunktion für die Genehmigung. Darüber hinaus beschleunigt SAP DMS die Arbeit durch eine einfache Suche und stellt dank der Änderungsverfolgung sicher, dass immer die aktuelle Version eines Dokuments bearbeitet wird.
Welche DMS-Systeme gibt es? Die gängigsten DMS-Systeme sind die beiden folgenden:
• SAP DMS – eine hochentwickelte Anwendung zur Dokumentenablage und verwaltung für mittlere und größere Unternehmen, die dank der Möglichkeit zur Integration mit anderen SAP-Systemmodulen große Möglichkeiten bietet.
• Hicron DMS Cockpit – ein von Hicron entwickeltes Tool, das eine effiziente Verwaltung von Dokumenten und Dokumentenkatalogen ermöglicht, die sich in verschiedenen Bereichen des SAP-Systems befinden. Es ermöglicht einen einfachen Zugriff auf Rechnungen, Bestellungen, technische Dokumentationen, wenn diese sowohl in Form von PDF-Dokumenten als auch in anderen Formaten (Microsoft Office-Dokumente, Grafiken) vorliegen.
Was bedeutet die Abkürzung DMS? Die Abkürzung DMS setzt sich aus den Anfangsbuchstaben der einzelnen Bestandteile des Wortes Dokumentenmanagementsystem zusammen und bezeichnet einfach ein System zur Verwaltung von Dokumenten in einer Organisation. SAP verfügt über eine Lösung, die das Unternehmen beim Vervollständigen, Erfassen, Freigeben und Abrufen von Dokumenten unterstützt. Die Straffung des Dokumenten-Workflows in einem Unternehmen spart Geld und Zeit. Das DMS-System ermöglicht eine einfache Dokumentenverwaltung (einschließlich Freigaben und Zugriffsberechtigungen), rationalisiert und beschleunigt den Dokumentendurchlauf im Unternehmen und erleichtert das Dokumentenmanagement (Ablage, Versionierung, Erstellung von personalisierten Ordnern und Strukturen an einem Ort).
Was bietet DMS alles? DMS ist ein separates Modul für die Verwaltung von Dokumenten im SAP-System, mit dem das Auffinden von Dokumenten beschleunigt und ihre geordnete Ablage ermöglicht wird. Die Hicron-Lösung, die von unseren Beratern in SAP Fiori entwickelt worden ist, vereinfacht und optimiert nicht nur den gesamten Prozess, sondern verbessert auch die Benutzererfahrung durch eine freundliche und übersichtliche Oberfläche. Sie verfügt über Funktionen wie die Personalisierung von Ansichten, das Scannen von mehreren Seiten oder die Visualisierung von Dokumenten anhand einer Baumstruktur.

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